Diagrama

1. Presentación y objetivos

1.1. Finalidad de estas directrices

1.2. Alcance y contenido

1.3. Documentos relacionados

2. Objetivos de la descripción archivística

3. Normalización de la descripción archivística

4. Desarrollo de un Plan de Descripción

5. Normas Internacionales de Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos (ICA)

5.1. Norma Internacional General de Descripción Archivística: ISAD (G)

5.2. Norma Internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones,personas y familias: ISAAR (CPF)

5.3. Norma Internacional para la Descripción de Funciones: ISDF

5.4. Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo: ISDIAH

5.5. Hacia un modelo conceptual de descripción archivística

6. Cuadro de compromisos de cumplimiento

7. Términos y referencias

7.1. Glosario

7.2. Referencias

7.3. Bibliografía

Anexo I. Elementos de las normas de descripción archivística del Consejo Internacional de Archivos

 

Diagrama

Estas Directrices se integran en el MGD según se especifica en el siguiente Diagrama de relaciones:

1. Presentación y objetivos

1.1. Finalidad

La finalidad de estas Directrices es proporcionar una serie de instrucciones o recomendaciones técnicas para poder llevar a cabo de forma adecuada la descripción archivística por parte de una organización, en el marco del Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA).

1.2. Alcance y contenido

La descripción archivística se liga de manera directa con los procesos previos de identificación y clasificación, pues únicamente es posible describir información que se encuentre debidamente organizada. Asimismo, que un archivo esté bien organizado no garantiza sólo por ello que se pueda acceder y consultar la información que contiene. Para ello es necesario describir su contenido.
Por lo tanto, la descripción es una condición esencial necesaria para la realización de otros procesos, como aquellos asociados a la valoración documental y a la difusión y servicios de referencia y consulta de los archivos. No podrá valorarse, conservarse y difundirse apropiadamente un fondo documental si no se conoce su contenido, su procedencia institucional y las funciones que dieron lugar a su creación y utilización.

En el glosario de la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) se define descripción archivística como "elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido. El término sirve también para describir los resultados de este proceso. (Archival description)" . Y señala en su parte introductoria que "la finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo, con el fin de hacerlos accesibles".

Las bases de la descripción archivística son comunes, independientemente del soporte de los documentos o la etapa de vida.

Estas Directrices contienen los fundamentos esenciales para comprender el proceso de la descripción archivística y poder desarrollarlo eficazmente a diferentes niveles de aplicabilidad en una organización, según establece el Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos de la RTA.

1.3. Documentos relacionados

 

2. Objetivos de la descripción archivística

José Ramón Cruz Mundet (CRUZ, 1999) al hablar de la importancia de la descripción archivística señala que "el objeto de la labor descriptiva es hacer accesibles eficazmente los fondos documentales. (...) La descripción de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentación: informar".

La descripción constituye una función esencial en el tratamiento de la información archivística. Gracias a ella se facilita el acceso a los archivos y a la información sobre los documentos mediante instrumentos descriptivos, así como la comprensión del contexto y contenido de los documentos, su procedencia, las funciones de las que son reflejo, los asuntos de los que tratan, sus características y volumen.

Nos sirven en este punto los principios propuestos por la NODAC , la Norma de Descripción Archivística de Cataluña, que plantea como objetivos de la descripción:

• Representar a los documentos de archivo de manera comprensible, dando información sobre su contexto de creación, su organización y su contenido
• Facilitar el acceso a los documentos
• Permitir verificar la autenticidad de la procedencia de los documentos de archivo proporcionando información sobre la historia de su conservación/custodia, clasificación y circunstancias de su creación y utilización.

Para conseguir estos objetivos la descripción archivística debe:

a) Representar el contenido de los documentos y sus caracteres externos

Sigue siendo un elemento fundamental de la descripción archivística. Para ello es necesario analizar el contenido de los documentos y elaborar una información donde se recoja una serie de datos (tipo documental, asunto, fecha, lugar, etc.). Para ello también se pueden utilizar descriptores, autoridades, índices, tesauros, etc. Actualmente, con los buscadores y demás sistemas de recuperación de la información, con el uso de estas técnicas de control de lenguaje y, sobre todo, con la incorporación de metadatos a los documentos, se puede identificar mucha información.

Tener información sobre los caracteres externos de los documentos es más importante de lo que a primera vista pueda parecer. Para los archiveros esta información es fundamental para realizar tareas de control de los documentos (indispensable para contar con información sobre aspectos como la instalación o la capacidad, ya sea en metros lineales o en bytes de memoria RAM) y para los usuarios también, porque puede condicionar el uso de los documentos y su accesibilidad.

b) Representar el contexto

Para la descripción archivística no es suficiente con tener información sobre el contenido y la forma (sí lo es, por ejemplo, para la descripción bibliográfica). Necesitamos conocer el contexto, aquellas circunstancias que rodean la creación del documento: es esencial identificar al productor(es) y a las funciones y actividades que ejerce dicho productor y que hacen que se produzcan los documentos.
La descripción es comunicación pero está claro que los profesionales de archivo no pueden dar (ni tiene sentido) en una descripción toda la información sobre un documento, un agente, una función, etc. Siempre habrá una pérdida de información, pero se puede mejorar la comprensión del documento con una buena descripción archivística. Para ello lo más importante es la contextualización. El contexto es lo que diferencia la descripción archivística de la descripción de otros objetos, por ejemplo, de los bibliográficos o museísticos.

Poner los documentos a disposición del usuario no es suficiente, hay que saber interpretar los documentos, entender las condiciones en las que han sido producidos, entender que sólo cuentan una parte de la realidad: es fundamental el conocimiento del contexto.

Actualmente es imprescindible enriquecer la información contextual de los documentos mediante la aportación de metadatos que completen las descripciones archivísticas. Es especialmente interesante en aquellas descripciones que tengan asociadas objetos digitales. Los metadatos también aportan información e identifican, relacionando con los documentos, a los agentes, materias, lugares, objetos, etc. (Véase G03/D03 Administración de documentos electrónicos).

c) Implicar una concepción global

Para dar información sobre el contexto mediante la descripción se debe pasar de descripciones planas (que sólo se fijan en un tipo de información) a descripciones dinámicas (que incluyan información no sólo sobre los documentos, sino también sobre los agentes, funciones, lugares, materias, etc.). A este modelo global se le denomina modelo conceptual.

Por esta razón, en la actualidad es generalizado el cambio: se está pasando de sistemas de descripción archivística o instrumentos de descripción únicamente basados en descripciones de documentos a sistemas relacionales en los que se contextualizan los documentos con sus productores, las funciones de las que son reflejo, lugares, materias, etc.

d) Ser multinivel

La descripción de documentos debe ser multinivel, complementarse mediante la existencia de relaciones entre las descripciones de documentos y sus agrupaciones documentales (fondos, series, colecciones, etc.) y, de esa forma, no repetir información si ya se ha dado en niveles descriptivos más altos.

Por ejemplo, si se ha dado información detallada de la forma de ingreso de un fondo en un archivo, no se tiene que repetir dicha información en la descripción de cada una de las series documentales del fondo o de las unidades documentales dependientes de dicho fondo que se describen.

e) Poder ser probada

La descripción archivística deberá poder ser probada, es decir, debe poder comprobarse que la recuperación de la información se hace de manera adecuada. Si el sentido de la descripción archivística es comunicar, el saber que se está haciendo de forma adecuada es fundamental. Para ello es necesario contar con los usuarios de archivos y tener claro a qué tipo de usuario está dirigida la información.

Hay que tener también claro que los usuarios de archivo se han diversificado. En la nueva perspectiva de transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas de las administraciones, la descripción archivística debe dar respuesta a los ciudadanos, con fines y objetivos distintos a los administradores e investigadores.

3. Normalización de la descripción archivística

Al contrario que los bibliotecarios, quienes comenzaron a adoptar normas desde una época muy temprana para que las distintas bibliotecas no catalogasen el mismo libro cientos de veces, los archiveros hemos tardado más en adoptar normas en el campo de la descripción archivística (Committee on Best Practices and Standards, 2012). Cuando en los foros internacionales se comenzó a hablar de la idea de reunirse para dar inicio a los primeros esfuerzos normativos hubo mucho escepticismo, tanto a nivel internacional como nacional, sobre si realmente era necesaria una norma internacional de descripción. Aunque en el campo de los archivos se suscribe la idea del respeto de fondos, hay infinitas maneras en que dicha teoría puede aplicarse a la práctica descriptiva. Muchos archiveros creen que poco se gana con la estandarización de la metodología archivística, ya que sus archivos son únicos y, por tanto, sus descripciones también.

De todas formas, en los últimos quince o veinte años ha ido creciendo el convencimiento de la necesidad de utilizar unas normas descriptivas que permitan mejorar las prácticas dentro de los archivos. Actualmente se ha convertido en algo totalmente imprescindible, ya que nos encontramos en un momento en que el entorno electrónico en el que nos movemos hace que las normas sean absolutamente necesarias si pretendemos compartir o intercambiar nuestra información ("La llegada de la tecnología informática al mundo de los archivos abrió nuevas posibilidades y al mismo tiempo supuso la necesidad de un replanteamiento en la manera de trabajar. El intercambio obliga a utilizar patrones comunes, desencadenando un proceso de normalización en la década de los 70") (Gómez; Brigas, 2005, 103). Y ahora mismo, ya no sólo porque necesitamos poder compartir nuestras herramientas de búsqueda en Internet, la administración electrónica es una realidad tangible y, con ella, la necesidad de interoperar convierte la normalización en una obligación.

En los últimos años se han producido cambios en el acceso que tienen los usuarios a la información. Antes la relación entre usuarios y archiveros era directa, al usuario se le facilitaban los instrumentos descriptivos elaborados por los archiveros, así como orientación de una manera directa. Actualmente, la relación entre los usuarios y el archivo también se da a través de otros medios, principalmente a través de internet, donde en muchos casos se difunden los instrumentos descriptivos. La incorporación de tecnologías de información y el manejo de la información archivística en el entorno electrónico ha dinamizado el acceso a los archivos, potenciando su explotación y la normalización de los instrumentos descriptivos.

Nos vemos obligados a establecer una coherencia (aunque sea mínima) en los instrumentos de búsqueda, sobre todo cuando éstos se difunden a través de Internet, ya que los propios investigadores tienen expectativas diferentes de los resultados que esperan encontrar en los recursos electrónicos (Fox, 2008, 20). Como señala muy acertadamente Alfonso Díaz "nos encontramos ante un nuevo espacio de cultura archivística en el que estamos evolucionando desde espacios singulares a espacios compartidos" (Heredia, 2011, 9) y esta situación nos obliga a proponer soluciones comunes.

Y ¿qué es normalizar? Según ISO (International Organization for Standarization) la normalización es "una actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico". Si generalizamos podemos decir que normalizar es ajustar a un tipo o norma, por lo tanto, se trata de desarrollar normas y aplicarlas, siendo este segundo momento el que da sentido al primero.

¿Cuáles son las ventajas? En primer lugar, la economía, ya que ahorra esfuerzos, las tareas se desarrollan solo una vez, no hay que estar inventando constantemente la rueda; la utilidad, permitiendo el intercambio de recursos; y la calidad, ya que mejora los resultados del trabajo que desarrollamos. Las normas son la base de un trabajo en común.

Los beneficios específicos, cuando hablamos de normalización en la descripción archivística, son principalmente:

• el intercambio de información entre los archivos
• la posibilidad de integración de los archivos en un único sistema
• la mejora del acceso del usuario a los recursos archivísticos
• la realización de unas prácticas archivísticas adecuadas y homogéneas en los procesos de identificación y descripción
• el control de las series documentales fragmentadas que pueden estar repartidas entre numerosas instituciones
• la mejora de la identificación de fondos cuando se encuentran repartidos entre distintos archivos
• la obtención de descripciones uniformes para agrupaciones documentales similares en archivos diferentes
• la homogeneización de las entradas y salidas de datos en los sistemas de información archivística, lo que facilita el intercambio y comunicación de datos entre sistemas.

 

Con la normalización de la descripción archivística se consigue desarrollar estándares y consensuar criterios generales sobre los cuales fundamentar las normas, políticas e instrumentos descriptivos.

Los instrumentos de descripción son los que vinculan a los archivos con sus usuarios. Los instrumentos de descripción, manuales o automatizados, registran la información resultante de los procesos descriptivos.

Los instrumentos de descripción tienen que reflejar el contexto y contenido de los documentos, las vinculaciones y jerarquías de los mismos, las entidades productoras y las funciones de las que deriva su producción. Si no lo hacen, no sería posible explicar a través de ellos el contexto y contenido de los documentos y sus agrupaciones, ni responder adecuadamente a las peticiones de acceso.

En la actualidad, como veremos más adelante cuando hablemos de los cambios que se están produciendo en la normalización de la descripción archivística, estamos pasando de instrumentos descriptivos individuales a sistemas descriptivos.

Se pasa de una descripción basada únicamente en los documentos (la descripción documental) a una descripción basada en múltiples entidades (la descripción archivística). Ya no hablamos de descripción documental, utilizamos el término de descripción archivística que abarca un ámbito mayor que la única descripción de documentos.

La descripción archivística no se puede entender ya como una actividad individual sino como una actividad cooperativa, por eso es tan importante normalizar: para poder intercambiar información, para poder comunicarnos con el exterior.

Se tiene que adoptar una única política archivística para todo el fondo, no todos los documentos se describen igual, ni requieren la misma profundización, ni todos los públicos requieren el mismo nivel de descripción. Por ejemplo, en la descripción de una serie documental de un fondo cerrado en un archivo histórico y en la descripción de una serie documental en un archivo intermedio, aún pendiente de valorar y que, igual, es susceptible de eliminación, no se tienen en cuenta los mismos requisitos. Antes de empezar a describir tenemos que tener claro cómo queremos hacerlo con los medios de los que disponemos. No tiene sentido abrir una caja tras otra y describir expedientes sin conexión. Se debe proporcionar una estrategia para alcanzar un grado suficiente de descripción de los documentos de archivo en todos los casos posibles.

4. Plan de descripción

El establecimiento de un Plan de descripción archivística es fundamental en las organizaciones porque, como hemos visto anteriormente, la descripción implica el diseño de instrumentos descriptivos eficaces, el conocimiento del contexto y contenido de los documentos y el análisis de la información documental.

El diseño de los instrumentos de descripción debe tener en cuenta a los usuarios a quien va dirigida la información, así como su construcción, para favorecer el acceso a la documentación en cualquiera de las etapas de su ciclo de vida.

Para comenzar a desarrollar un Plan de descripción se debe tener en cuenta:

• La sostenibilidad del proyecto, que se puedan establecer programas continuados de descripción archivística
• Los procesos e instrumentos de descripción se tienen que diseñar, desarrollar, implantar y mantener actualizados
• La posibilidad de automatizar los instrumentos de descripción y, de esta manera, optimizar su manejo y la creación de sistemas relacionales
• Los instrumentos de descripción archivística necesarios, según el tipo de archivo y de usuarios
• Las distintas normas de descripción archivística que resultarían de utilidad en los instrumentos descriptivos que se implantarán en el Plan de descripción
• La posibilidad de establecer actividades de capacitación y asesoría técnica durante la implantación del Plan de descripción.

 

Antes de comenzar a implementar un Plan de descripción se debe tener conocimiento de los recursos informativos de los que dispone el archivo o la institución, tanto en forma presencial como a distancia, y del nivel de conocimiento del personal archivístico con el que contamos en materia descriptiva (sobre todo si conocen normas de descripción archivística aceptadas).

Fase de organización

Como en la elaboración de cualquier plan, la primera fase debe ser la de organización. En esta fase se deben llevar a cabo una serie de actividades básicas:

• Realizar un estudio de diagnóstico de la situación en que se encuentra la organización, archivo o sistema de archivos en materia de descripción archivística
• Elaborar un informe o reporte de la situación en el que se incluya información sobre:
• Instrumentos de descripción en uso
• Relaciones de los instrumentos de descripción con otros de control, particularmente con instrumentos de clasificación, identificación y valoración
• Nivel de conocimientos del personal archivístico en materia de descripción
• Recursos disponibles de información (sala de investigadores, sitio web, plataformas de difusión, censo de archivos, etc.)
• La existencia de tecnología vinculada a instrumentos de descripción archivística
• El perfil de los posibles usuarios
• Proponer acciones para el diseño de la política descriptiva de la organización o sistema de archivos, una vez obtenida la información diagnóstica.
• Conseguir por parte de la alta dirección la aceptación para impulsar programas de descripción archivística
• Diseñar programas para la implantación de los instrumentos de descripción necesarios

 

Fase de desarrollo

En la fase de desarrollo de un plan de descripción archivística se deben llevar a cabo las siguientes acciones:

• La habilitación técnica del personal para la realización y uso de los instrumentos descriptivos, a través de un programa de capacitación continua
• Desarrollar acciones formativas que sugieran acciones de retroalimentación de los instrumentos diseñados para que sean fruto del consenso y, de esta manera, que el personal archivero que tenga que implementarlos los considere útiles y pertinentes
• Formación de un grupo interdisciplinario en el que se incluyan técnicos archiveros y técnicos en tecnologías de la información para el diseño de las herramientas en las que se materializarán los instrumentos descriptivos
• Formular los instrumentos definitivos de descripción con las instrucciones para su implementación
• Incluir en el Plan de descripción las asesorías técnicas para favorecer la implantación del mismo
• Desarrollar, si es necesario, sistemas informáticos para ofrecer la información archivística de manera automatizada y relacional.

 

Fase de implementación

Para llevar a cabo la implementación del Plan de descripción se deben realizar una serie de acciones dentro de la organización, archivo o sistema institucional de archivo:

• Realizar talleres de capacitación basados en la descripción archivística y en el uso, manejo e implementación de los instrumentos de descripción diseñados y elegidos en las fases anteriores como los adecuados en nuestra organización
• Incluir asesorías en las que los responsables del Plan de descripción resuelvan las dudas sobre el uso de los instrumentos descriptivos
• Formalización de un sistema de descripción archivística para toda la institución, en el que estén implicados los profesionales y con apoyo de la dirección.

 

Establecer un Plan de descripción archivística es de gran importancia como elemento estratégico dentro de una institución porque su uso es indispensable para el diseño, desarrollo, implantación y formalización de la descripción.

5. Normas internacionales de descripción archivística del Consejo Internacional de Archivos (ICA)

Pasamos en este momento a acercarnos a las normas internacionales más utilizadas en la descripción archivística, las emanadas del Consejo Internacional de Archivos.

Fue en los años 80 cuando el Consejo Internacional de Archivos comenzó a realizar los primeros esfuerzos normativos. Convocó una reunión de expertos en normas de descripción en Ottawa (Canadá) en octubre de 1988. Este grupo, formado como Comisión Ad Hoc de expertos en descripción, adoptó nueve resoluciones que establecían, entre otras cosas, que el desarrollo, implementación y mantenimiento de las normas de descripción debía ser una prioridad en los futuros planes estratégicos del Consejo Internacional de Archivos.

El primer documento normativo que produjeron fue la Declaración de Principios relativos a la descripción de documentos de archivo del ICA, aprobada formalmente en el año 1992 durante la reunión del ICA de Montreal (Canadá). La Declaración de Principios estaba destinada a "proporcionar una base de principios para el desarrollo de normas internacionalmente aplicables en la descripción archivística". Identificaba cuatro propósitos para las normas de descripción archivística:

• Asegurar la creación de descripciones uniformes, pertinentes y explícitas
• Facilitar la recuperación e intercambio de información sobre materiales de archivo
• Posibilitar el intercambio de registros de autoridad
• Hacer posible la integración de las descripciones de distintos archivos o instituciones en un sistema unificado de información.

 

El Consejo Internacional de Archivos ha desarrollado cuatro normas descriptivas:

• La Norma Internacional General de Descripción Archivística: ISAD (G) (1ª versión 1994, 2ª versión 1999)
• La Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y familias: ISAAR(CPF) (1ª versión 1996, 2ª versión 2004)
• La Norma Internacional de Descripción de Funciones: ISDF (2007), y
• La Norma Internacional para Describir instituciones que Custodian Fondos de Archivo: ISDIAH (2008)

 

En paralelo, la Sociedad de Archiveros Americanos ha desarrollado dos normas de codificación para la transmisión de datos basadas en las normas de ICA que utilizan el Extensible Markup Language (XML): la EAD (Encoded Archival Description) (1998, 2002) y la EAC-CPF (Encoded Archival Context-Corporate Bodies, Persons and Families) (también disponible la traducción en español). Asimismo, la Subdirección General de Archivos Estatales del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España, elaboró en el año 2002 una DTD (Document Type Definition) llamada EAG (Encoded Archival Guide) para el intercambio de información general sobre los centros custodios de documentación.

La EAD se relaciona con la ISAD (G), la EAC-CPF con la ISAAR (CPF) y la EAG con la ISDIAH. Son normas de codificación diseñadas específicamente para marcar información contenida en instrumentos de descripción archivísticos, por lo tanto, no son lenguajes de descripción de materiales archivísticos, sino lenguajes de codificación de instrumentos de descripción, no de los materiales de archivo en sí mismos.

A continuación vamos a ver de manera somera cada una de estas cuatro normas.

5.1. Norma Internacional General de Descripción Archivística: ISAD (G)

La propia norma establece en su introducción que:

• Proporciona una guía general para la preparación de descripciones archivísticas
• Tiene que utilizarse en conjunción con normas nacionales o como base para el desarrollo de éstas
• El objetivo de la descripción es identificar y explicar el contexto y contenido del material archivístico para promover su accesibilidad
• Esto se logra creando representaciones fiables y adecuadas, y organizándolas de acuerdo a modelos predeterminados
• Pretende ser aplicable a todas las descripciones de archivos, con independencia de su naturaleza o la extensión de la unidad de descripción
• Se apoya en principios aceptados: respeto al origen, describir de lo general a lo específico, descripción jerarquizada y multinivel .

 

La norma integra un conjunto de reglas que se estructuran en 7 áreas de información que agrupan 26 elementos. Se puede aplicar con independencia del formato o la clase de los documentos de archivo. En el Anexo I de esta Directriz se desarrollan los elementos de esta norma.

Como establece la propia norma, forma parte de un proceso dirigido a:

• Garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas
• Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo
• Compartir los datos de autoridad y
• Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.

 

Principios de la descripción multinivel

Los niveles de descripción propuestos para la norma son: fondo, subfondo, serie, subserie, unidad documental compuesta/expediente y unidad documental simple/documento.

Una característica básica de la ISAD (G) es la descripción multinivel: debe describirse el fondo y todas sus partes, con la información adecuada a su nivel y de forma independiente, pero todo debe estar relacionado de forma jerárquica (está orientada a una vinculación de carácter jerárquica). Las reglas que en la propia norma se describen para la descripción multinivel son las siguientes:

• Descripción de lo general a lo particular
• Información pertinente para cada nivel de descripción
• Vinculación de las descripciones
• No repetición de la información.

 

5.2. Norma Internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias: ISAAR (CPF)

El objetivo fundamental de esta Norma es ofrecer reglas generales para la normalización de las descripciones archivísticas en relación a los productores de los documentos de archivo.

Una normalización de la información sobre los productores de los documentos permite:

• El acceso a los archivos y sus documentos, a través de una descripción de su contexto de producción relacionada con las descripciones de los propios documentos que, en muchos casos, son diversos y se encuentran dispersos físicamente
• La producción de registros de autoridad archivísticos que puedan garantizar puntos de acceso consistentes
• Identificar de una manera precisa los productores de los documentos, incorporando también la descripción de las relaciones entre las diferentes entidades, especialmente aquella relación relativa al cambio administrativo en las instituciones o el cambio de circunstancias en individuos y familias
• Crear la posibilidad de intercambiar y compartir registros de autoridad de interés de más de una institución.

El concepto de "registro de autoridad" proviene del área de bibliotecas pero, la propia norma, expone que los registros de autoridad de archivos deben responder a un número mayor de exigencias que los registros de autoridad de bibliotecas , sobre todo debido a la importancia que en los sistemas de descripción archivísticos tiene la información sobre el productor y el contexto de producción de los documentos.

En el glosario de la norma se define Punto de Acceso como "nombre, término, palabra clave, frase o código que se puede utilizar para buscar, identificar y localizar descripciones archivísticas, incluye los registros de autoridad". Por tanto, un Registro de Autoridad es un punto de acceso, es decir una "forma autorizada del nombre, combinada con otros elementos informativos que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden remitir también a otros registros de autoridad relacionados".

Una característica de la descripción de autoridades fundamental es que pueden ser utilizadas y compartidos entre distintos archivo (una persona, institución o familia puede ser productora de diferentes fondos o intervenir en diferentes funciones y actividades; un fondo puede estar repartido entre diferentes archivos, etc.). Esto constituye una ventaja a la hora de la descripción pues puede ser compartida, se puede importar de uno a otro sistema, lo que ofrece sin duda ventajas técnicas y profesionales y, también, económicas.

La propia norma establece que los registros de autoridad de archivo se pueden utilizar para:

• Describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un sistema de descripción archivístico; y/o
• Controlar la creación y la utilización de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas
• Documentar las relaciones entre los diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas y/o otros recursos que les conciernen.

Por tanto, la norma fue concebida para compartir registros de autoridad facilitando la elaboración de descripciones consistentes, adecuadas y auto explicativas de las personas, familias e instituciones que producen los documentos. También añade la norma que está pensada para servir como base para desarrollar normas nacionales o utilizarse en unión de normas nacionales ya existentes.

Al establecerse reglas para la normalización en la elaboración de registros de autoridad conseguimos:

• Mejorar las condiciones de búsqueda y de acceso a la información,
• Evitar homónimos y ampliar la búsqueda utilizando varias posibilidades de nombres de una institución, persona o familia (al incluir también acrónimos, pseudónimos, títulos, etc.).
• Dar la posibilidad de establecer relaciones entre las entidades productoras y los materiales relacionados con ellas por producción, propiedad o asunto, por ejemplo, con materiales bibliográficos, museológicos o con sitios en la web relacionados con la entidad productora.

La novedad más interesante es la inclusión en la ISAAR (CPF) de un Área de relaciones para incorporar información sobre las distintas relaciones que se pueden establecer entre registros de autoridad, así como de un Capítulo que describe el modo en que los registros de autoridad se pueden vincular a los documentos de archivo y a otros recursos, incluyendo las descripciones archivísticas realizadas conforme a la norma ISAD (G).

La segunda edición de la norma se estructura en cuatro áreas de información que se componen de 27 elementos. En el Anexo I de esta Directriz se desarrollan los elementos de esta norma.

5.3. Norma Internacional para la Descripción de Funciones: ISDF

La Norma Internacional para la Descripción de Funciones (en adelante, ISDF) se publicó en el año 2007.

El reconocimiento de la importancia de las funciones en el contexto de producción de los documentos condujo al Consejo Internacional de Archivos a proponer el desarrollo de una norma internacional para la descripción de funciones en los sistemas de información archivística. Entendemos el término función como aquellos propósitos esenciales que tiene una entidad para llevar a cabo sus objetivos. En el propio Glosario de la Norma aparece la siguiente definición de función: "Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a una institución por la legislación, política o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjuntos de operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones"
Como ya se ha señalado, el alcance principal de la organización y descripción archivística es preservar el contexto original de la creación de los documentos, salvaguardando su valor como prueba y su autenticidad.

Hasta ahora la descripción archivística se ha basado en la ISAD (G), para describir los documentos, y en la ISAAR (CPF) para describir productores. Esto proporciona al usuario conocimientos sobre qué son los documentos y quién los creó, pero no les proporciona toda la información que necesitan para analizar su contexto.

Los archiveros debemos procurar tener la información necesaria sobre:

• Cuáles son las razones por las que se han creado los documentos y, consecuentemente, las operaciones de las que son reflejo
• El propósito o función de los documentos dentro de la organización que los crea y qué funciones o actividades han llevado a cabo para lograrlas
• La interrelación de los documentos dentro y entre los organismos productores.

 

Dado que las funciones son frecuentemente trasferidas de una institución a otra, será mucho más difícil para los usuarios reconstruir el contexto de la producción documental si sólo se les proporciona registros de autoridad de instituciones que desarrollaron la misma función. Por ello, el mantenimiento de descripciones de funciones separadas pero vinculadas puede mejorar la comprensión de este contexto, pudiendo ser utilizadas en conjunción con descripciones conformes con ICA-ISAD (G) y con registros de autoridad ajustados a ICA-ISAAR (CPF), como herramienta para una recuperación eficiente de descripciones de documentos de archivo y de productores en los sistemas de descripción archivística. Este enfoque constituye la base de esta norma internacional que proporciona una orientación para la elaboración de descripciones de funciones de instituciones asociadas con la producción y la conservación de documentos de archivo.

El propósito principal de esta norma es crear un marco para la normalización y el intercambio de las descripciones archivísticas que identifican y describen funciones para permitir:

• Una información estructurada de las relaciones entre funciones; entre las funciones y los documentos que han generado; y entre las funciones y los organismos productores implicados en su funcionamiento
• A los usuarios entender el contexto que envuelve a la creación de los documentos
• La relación y el acceso a todos los documentos creados o usados en conexión con una sola función.

La Norma consta de 23 elementos descriptivos organizados en 4 áreas de información, así como un capítulo dando recomendaciones para establecer relaciones entre las descripciones de funciones y las descripciones de documentos de archivo realizadas con ISAD (G) o con los registros de autoridad descritos con ISAAR (CPF). En el Anexo I de esta Directriz se desarrollan los elementos de esta norma.

En el Capítulo 6 de la propia Norma se indica que la comprensión de las funciones de las instituciones es esencial para comprender plenamente la procedencia.

Los documentos de archivo tienen una relación fundamental con las funciones: constituyen el resultado directo de la realización de las funciones. Además, mientras las relaciones entre los documentos y las instituciones pueden fluctuar a lo largo del tiempo debido a que cambia la estructura administrativa u organizativa de una institución, las relaciones entre los documentos y las funciones permanecen constantes. Por ello, un sistema de descripción archivística que incluya descripciones de funciones, además de descripciones de productores de documentos y descripciones de documentos de archivo, proporcionará una explicación mucho más rica de la procedencia.

Como indica Daniel Pitti , identificar los organismos productores de los documentos, recoger sus nombres y denominaciones y describir sus funciones esenciales, actividades y características, así como las fechas y lugares en los que se han desarrollado, es esencial en la gestión de los documentos de archivo.

Con una norma internacional de descripción de funciones se cierra el ciclo de conocimiento:

Con ISAD (G) conocemos el documento,

Con ISAAR (CPF) conocemos al organismo productor,

Con ISDF conocemos la función de la que es reflejo el documento

5.4. Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo: ISDIAH

Los profesionales de los archivos siempre han proporcionado información relativa a las instituciones de archivo que custodian los documentos, especialmente en los instrumentos de descripción denominados "guías", donde se describen someramente los fondos u otras agrupaciones documentales y se proporciona también información sobre la institución archivística.

La importancia de los usuarios que demandan este tipo de información ha ido en aumento desde la llegada de Internet. La búsqueda que realiza un usuario puede ser infructuosa si no se tiene un conocimiento adecuado sobre la institución en la que puede consultar o solicitar reproducción de los documentos, objeto de su interés.

Una descripción normalizada de las entidades que custodian los documentos puede ayudar a los ciudadanos en sus búsquedas, investigaciones y navegación por sistemas de descripción archivística e instrumentos de descripción cada vez más sofisticados.
Además, la posibilidad de describir las instituciones archivísticas de una manera "independiente" puede ser útil para generar directorios de centros de archivos a los cuales se puede acceder directamente.

Como señala la propia Norma, el objetivo primordial es proporcionar las reglas generales para la normalización de la descripción de instituciones que conservan fondos de archivo. Esto permite:

• Proporcionar a los ciudadanos una información contextual adicional para identificar e interpretar determinados documentos;
• Ofrecer a los ciudadanos e investigadores una guía práctica para tener acceso a esos documentos que son objeto de su interés;
• Proporcionar directrices prácticas para identificar y contactar con las instituciones que detentan los fondos de archivo, y acceder a los mencionados fondos y a los servicios que la institución ofrece;
• Crear directorios y/o listas autorizadas de instituciones que custodian fondos archivísticos;
• Establecer enlaces con listas autorizadas de bibliotecas y museos y/o desarrollar directorios comunes de instituciones que custodian el patrimonio cultural a nivel regional, nacional o internacional; y
• Producir, también a nivel regional, nacional e internacional, estadísticas sobre las instituciones que custodian documentos de archivo.

Las descripciones realizadas siguiendo la ISDIAH pueden utilizarse:

• para describir instituciones como unidades dentro de un sistema de descripción archivística; y/o
• para servir como punto de acceso normalizado a las instituciones que custodian los fondos de archivo, en el seno de un directorio, en un sistema de información archivística o en la red
• para documentar las relaciones entre las instituciones y entre esas entidades y los documentos de archivo que custodian.

La Norma consta de 31 elementos descriptivos organizados en 6 áreas de información, así como un capítulo dando recomendaciones sobre cómo establecer relaciones entre las descripciones de instituciones que custodian fondos de archivo y las descripciones de documentos de archivo realizadas con ISAD(G) o con los registros de autoridad descritos con ISAAR(CPF) u otros recursos.

En el Anexo I de esta Directriz se desarrollan los elementos de esta norma.

5.5. Hacia un modelo conceptual de descripción archivística

Dentro de la descripción archivística, el Consejo Internacional de Archivos ha buscado la evolución hacia unos sistemas de descripción multidimensionales y dinámicos. La historia de las normas del ICA refleja una evolución en las prácticas archivísticas.

La ISAD (G) prevé la descripción archivística como un único aparato y combina todos los componentes de la descripción archivística (materiales de archivo y su contexto). Las otras tres normas del ICA reflejan un movimiento hacia la diferenciación de los componentes de la descripción: materiales de archivo, agentes (creadores/custodios de los materiales de archivo) y funciones llevadas a cabo por dichos agentes. Por tanto, ISAAR (CPF), ISDF e ISDIAH permiten a los archiveros crear y gestionar descripciones separadas (por eficiencia y flexibilidad) pero combinarlas dinámicamente para proporcionar a los usuarios una mejor comprensión de los materiales archivísticos y su contexto. Se puede observar cómo un modelo conceptual, implícito e informal, subyace en esta diferenciación en curso.

Pero, aunque las cuatro normas parece que están destinadas a trabajar juntas en un sistema archivístico, la verdad es que no ofrecen una guía sobre cómo se podría hacer, cómo se incluyen las relaciones en el sistema de descripción archivística.

Es por ello que actualmente dentro del ICA se está desarrollando un Modelo Conceptual de Descripción Archivística. ¿Qué se pretende conseguir con la evolución de las normas de descripción del ICA hacia un modelo conceptual?

• Apartarse de una descripción plana y rígida, como era la dedicada a elaborar instrumentos de descripción, y llenarla de relieve al potenciar con las relaciones la descripción de los contextos documentales
• Conseguir la comprensión adecuada y satisfactoria de cualquier usuario, tenga o no conocimientos de archivística, para que pueda acceder a la información por multitud de vías
• En definitiva, llegar a un Sistema de descripción, evolucionando de un modelo estático caracterizado por una descripción plana y unidimensional, a un modelo pluridimensional, con una descripción con muchas dimensiones.

 

Las normas de descripción archivística del ICA tienen implícito un modelo conceptual bajo ellas. Este modelo implícito está detrás de la separación e interrelación de los componentes. Un modelo explícito y formalmente expresado de descripción archivística promete mejorar la calidad de las normas de descripción del ICA y las normas de comunicación basadas en ellas (EAD, EAC (CPF) y EAG).

Un documento de archivo siempre forma parte de un sistema de relaciones: relaciones de producción, custodia, funcionales, etc., por lo que la comprensión del documento depende de su contexto relacional. Con las relaciones se potencia la descripción del contexto de los documentos y se consigue un mayor y más completo conocimiento gracias a descripciones mucho más completas y pluridimensionales.

6. Cuadro de compromisos de cumplimiento

Este cuadro identifica aquellos compromisos establecidos en las líneas de actuación de la Guía de Implementación de Valoración y unas recomendaciones sobre cómo cumplir con los mismos.
El número representado es el mismo con el que se identifica dicho compromiso en la Guía de Implementación.

7. Términos y referencias

7.1. Glosario

Agente: institución, familia o persona responsable o involucrada en la creación, producción, gestión documental, etc. de documentos de archivo.

Control intelectual: conjunto de procesos operativos de gestión de documentos que dan respuesta a las necesidades de control lógico de los documentos exigidas por los usuarios de una organización. En este sentido, proporcionan soporte al resto de procesos documentales y, en general, a los procesos de gestión de la organización basados en documentos.

Descripción archivística: elaboración de representaciones de documentos de archivo y, en su caso, de otras entidades archivísticas (agentes, funciones, etc.). Este término también designa los resultados del proceso.

Identificación: proceso de gestión documental que sirve para analizar las actuaciones que se llevan a cabo dentro de una organización y que permiten conocer en toda su extensión los documentos que se gestionan en ella.

Modelo conceptual de descripción archivística: representación de la realidad a un alto nivel de abstracción en el que quedan descritos los tipos de entidad archivísticos, sus relaciones y atributos.

Representación: información resultante de la proyección de unos conceptos teóricos sobre la realidad existente en una organización, la cual se logra mediante la aplicación de los resultados obtenidos en los procesos de control intelectual sobre la información real de que dispone la organización para su gestión ordinaria.

Sistema de descripción archivística: sistema de información orientado al control intelectual de los documentos de archivo, tanto en lo que respecta a la descripción por parte del archivero, como en lo referente a la búsqueda y localización por parte del usuario de los documentos que sean de su interés. Un sistema de descripción archivística siempre incluye representaciones de entidades del tipo documentos de archivo y, opcionalmente, de entidades de otro tipo (agentes, funciones, etc.).

7.2. Referencias

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