Coordinadores

Beatriz Franco Espiño

Ricard Pérez Alcázar

Equipo

Blanca Desantes Fernández

Francisco Fernández Cuesta

Javier Requejo Zalama

© De los textos: sus autores

Este documento se encuentra en fase borrador. Ni la RTA ni los autores se hacen responsables de un mal uso de esta información

Estas Directrices se integran en el Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos (MGD) de la Red de Transparencia y Acceso a la información (RTA) según se especifica en el siguiente Diagrama de relaciones:

Contenido

1 Presentación y objetivos

1.1 Finalidad

1.2 Alcance y contenido

1.3 Documentos relacionados

2 Participación y colaboración en el gobierno abierto

2.1 Las claves del gobierno abierto en materia de participación

2.2 Un paso más allá de la participación: la colaboración y el crowdsourcing

3 Archivo 2.0: el archivo participativo y colaborativo

3.1 El Archivo 2.0: propuesta básica de archivo colaborativo e inclusivo

3.2 Iniciativas de participación y colaboración en el Archivo 2.0

4 Cuadro de compromisos de cumplimiento

5 Términos y referencias

5.1 Glosario

5.2 Referencias

5.3 Bibliografía

Presentación y objetivos

.1. Finalidad

.2. Alcance y contenido

.3. Documentos relacionados

Participación y colaboración en el gobierno abierto

2.1. Las claves del gobierno abierto en materia de participación

2.2. Un paso más allá de la participación: la colaboración y el crowdsourcing

Archivo 2.0: el archivo participativo y colaborativo

3.1. El Archivo 2.0: propuesta básica de archivo colaborativo e inclusivo

3.2. Iniciativas de participación y colaboración en archivos 2.0

Cuadro de compromisos de cumplimiento

Términos y referencias

5.1. Glosario

5.2. Referencias

5.3. Bibliografía

1 Presentación y objetivos

1.1 Finalidad

Enmarcadas en el Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos (MGD) de la Red de Transparencia y Acceso a la información (RTA), estas Directrices tienen como objetivo incorporar en las políticas de gestión de documentos la perspectiva del Archivo 2.0, como paradigma de archivo que fomenta la participación y la colaboración pública –especialmente a través de las tecnologías de la información- en los procesos, servicios e incluso la creación de contenidos del mismo y, por ende, permite coadyuvar, desde su esfera de actuación, en la consecución de los fines del denominado gobierno abierto.

1.2 Alcance y contenido

En los últimos años, el concepto de gobierno abierto se está imponiendo a nivel mundial como un nuevo paradigma de gobernanza pública –especialmente, desde su impulso por parte de la administración Obama en los Estados Unidos, a principios de 2009-, articulado en torno a las dimensiones de transparencia, participación y colaboración. Como han señalado Ramírez-Alujas y Dassen (cit. en Naser y Ramírez Alujas 2014, p. 14), las políticas y estrategias públicas de gobierno abierto pretenden:

1) Mejorar los niveles de transparencia y acceso a la información mediante la apertura de datos públicos (para ejercer control social sobre los gobiernos y facilitar la rendición de cuentas) y la reutilización de la información del sector público (para promover la innovación y el desarrollo económico)

2) Facilitar la participación de la ciudadanía en el diseño e implementación de las políticas públicas (e incidir en la toma de decisiones), y

3) Favorecer la generación de espacios de colaboración e innovación entre los diversos actores, particularmente entre las administraciones públicas, la sociedad civil y el sector privado, para co-diseñar y/o co-producir valor público, social y cívico.

En estas Directrices se aborda principalmente la incorporación de las dimensiones de participación y colaboración en la política y la gobernanza de los archivos públicos. Para ello, se presenta el concepto de Archivo 2.0, como modelo básico de archivo que pretende incorporar otras voces –más allá de aquéllas que representan los propios intereses de los organismos productores- a los procesos, funciones y contenidos de los archivos públicos, que pueden enriquecerse a partir de las aportaciones de otras partes interesadas –la comunidad profesional, la industria, organizaciones de la sociedad civil o la ciudadanía en general-.

Los aspectos relativos a la dimensión de transparencia (acceso a los documentos públicos, transparencia activa y datos abiertos) son tratados en otras Directrices, como se indica en el apartado siguiente.

1.3 Documentos relacionados

G02/G

Gobierno abierto y transparencia

G02/D01/G

Acceso a los documentos públicos

G02/D02/G

Transparencia activa y datos abiertos

G02/D03/G

Reutilización de la información

2 Participación y colaboración en el gobierno abierto

2.1 Las claves del gobierno abierto en materia de participación

Un gobierno participativo promueve el derecho de la ciudadanía a participar activamente en la formulación de políticas públicas y facilitar el camino para que las administraciones públicas se beneficien del conocimiento, ideas y experiencia de los ciudadanos. Promueve la creación de nuevos espacios de encuentro que favorezcan el protagonismo e implicación de los ciudadanos en los asuntos públicos.

La participación ciudadana constituye el corazón del gobierno abierto y se concibe, básicamente, como la contribución al proceso de toma de decisiones y de diseño de las políticas públicas. Como se señalará en el siguiente apartado, no resulta fácil delimitar las dimensiones de participación y colaboración. A efectos de este documento, se entiende como participación aquella contribución de la sociedad a la toma de decisiones públicas mediante la utilización de cauces más o menos formales facilitados por las instituciones. Como destaca un reciente informe de Fundación Telefónica (2013, p. 14),

El objetivo de la participación es permitir que los ciudadanos expresen su opinión sobre todos aquellos proyectos públicos que les afectan, como son todos aquellos en los que se emplea dinero público, pero también debe permitir a las Administraciones tener acceso a un conocimiento –incluso técnico– hoy día muy disperso sobre muy diferentes materias que se encuentra en la denominada sociedad civil. La revolución de Internet ha puesto de manifiesto las enormes posibilidades que ofrece una plataforma de participación, en la que el conocimiento de diversas fuentes puede ponerse en común y compartirse.

Se trata, por tanto, de una participación en una doble dirección: los ciudadanos pueden, en función del conocimiento que tienen de las actuaciones públicas, participar en su definición y en su ejecución pero, también las Administraciones tienen la posibilidad, no tan frecuente, de contrastar directamente con un grupo amplio de ciudadanos o empresas sus decisiones y su ejecución en términos de impacto. Pueden realizar una escucha activa y en tiempo real.

Los mecanismos de participación (así como los de colaboración) tratan de ser igualitarios, aunque no necesariamente han de ser masivos, ya que en algunos casos requieren cierto nivel de conocimiento y experiencia y, sobre todo, de implicación y entusiasmo por parte de los agentes interesados. Para facilitar el mayor número de contribuciones, se aprovechan las posibilidades que ofrecen las tecnologías de la información (principalmente, las tecnologías web) para recabar la inteligencia colectiva. En este sentido, se habla de “participación abierta” cuando dicha participación se articula “a través de herramientas de comunicación interactivas como blogs, microblogs o redes sociales” (Cusba 2012, pp. 117-119). Su aprovechamiento requiere, por su parte, de la “escucha activa que procese toda la información aportada por la sociedad en su conjunto, desarrollando los instrumentos precisos para poder hacerlo, para no generar decepción entre los ciudadanos que están dispuestos a aportar su tiempo y sus conocimientos a condición de, al menos, ser escuchados” (Fund. Telefónica 2013, p. 15).

En el marco del proyecto Open Government Standards, liderado por Access Info Europe (2013), se han identificado una serie de estándares sobre participación que se articulan en las siguientes ideas clave:

Abrir la toma de decisiones a la participación pública. Ello supone establecer oportunidades significativas de participación pública en los procesos de toma de decisiones de forma: proactiva, contemplando dicha participación a nivel legal o político; ampliamente promovida, procurando involucrar en una fase temprana de los procesos de toma de decisiones al mayor número posible de personas, organizaciones de la sociedad civil y partes interesadas (en particular, a los agentes clave afectados por una determinada decisión); y multicanal, a través de nuevas tecnologías como listas de correo, aplicaciones para celulares o plataformas de medios sociales, pero también mediante otras formas establecidas de comunicación como la prensa impresa, televisión, radio o anuncios públicos.

Establecer unos plazos claros y razonables para la participación. Los procesos participativos deben contemplar unos plazos razonables para que los agentes interesados puedan informarse y preparar sus aportaciones convenientemente. Del mismo modo, los gobiernos necesitan también unos plazos claros y razonables que les permita implementar de forma eficaz el proceso participativo e incorporar las aportaciones públicas en la toma de decisiones.

Proporcionar información clara y comprensible. Las autoridades públicas deberán poner a disposición del público de forma proactiva todos los antecedentes necesarios para informar los procesos de participación. Los documentos y datos clave deberán publicarse de manera accesible y comprensible para el público en general.

Fomentar la colaboración activa. Las instituciones públicas han de ser proactivas en sus interacciones con la ciudadanía, estableciendo múltiples canales para recabar su opinión (por ejemplo, mediante consultas en línea, audiencias públicas, grupos de discusión), tratando de que todos los interesados tengan oportunidad de participar, y que el debate en torno a un problema pueda evolucionar y madurar con el tiempo.

Implantar unos mecanismos de participación apropiados y claros. Las normas que rigen los mecanismos de participación pública en la actividad y los procesos de toma de decisiones de las instituciones públicas (plazos, medios disponibles y formalidades necesarias para remitir comentarios en consultas públicas; fecha, emplazamiento y normas de funcionamiento de los eventos y audiencias públicas) deberán estar claramente definidas, difundirse de la forma más amplia posible y con la suficiente antelación. El manual elaborado por Slocum (2005) para la Fundación Rey Balduino y el Instituto Flamenco de Asesoramiento Científico y Tecnológico (Bélgica) constituye una obra de referencia para la implementación y gestión de este tipo de proyectos, con información sobre diversos métodos de participación.

Favorecer el empoderamiento ciudadano. Las autoridades públicas procurarán que cualquier aportación ciudadana en procesos de participación pública sea cuidadosamente revisada, y que sus puntos de vista se incorporen a la documentación de la decisión final. Así mismo, se ofrecerá justificación detallada sobre las razones y la forma en que se han teniendo en cuenta (o, por el contrario, se han desestimado) las opiniones del público. De esta forma, se refuerza la sensación de empoderamiento de las personas participantes, estimulando su implicación y compromiso.

Garantizar la transparencia y rendición de cuentas de los procesos de participación pública. Los procesos participativos han de ser transparentes y poder así someterse a la rendición de cuentas, mediante la elaboración y difusión proactiva de informes y evaluaciones sobre los participantes, las aportaciones realizadas, los mecanismos de participación empleados, etc.

2.2 Un paso más allá de la participación: la colaboración y el crowdsourcing

Un gobierno colaborativo compromete e implica a los ciudadanos y demás agentes sociales en el esfuerzo por trabajar conjuntamente para resolver los problemas nacionales. Ello supone la cooperación y el trabajo coordinado no solo con la ciudadanía, sino con las empresas, asociaciones y demás agentes, y permite el esfuerzo conjunto dentro de las propias administraciones, entre ellas y sus funcionarios transversalmente.

Como señala el mencionado informe de Fundación Telefónica ya citado (2013, p. 15), las diferencias entre participación y colaboración no son muy nítidas: si la primera, como ha quedado dicho, se emplea para designar los mecanismos de contribución ciudadana en los proceso de toma de decisiones y diseño de las políticas públicas, por colaboración se entiende, sobre todo, al trabajo conjunto en “la ejecución de una tarea, normalmente la implementación de una política o plan de acción”. Además, la colaboración puede y “debe darse, también, entre las propias administraciones públicas que desarrollan conjuntamente políticas o proyectos comunes”.

En el marco de muchas de las estrategias actuales de gobierno abierto, la colaboración se entiende como proceso de innovación basado en la tecnología, y se articula cada vez más a través de iniciativas de crowdsourcing (Cusba 2012, pp. 119-121). Estellés y González han elaborado la siguiente definición integradora del término (2012a, pp. 197-198):

El crowdsourcing es un tipo de actividad participativa online en la que un individuo, institución, organización sin ánimo de lucro o empresa propone a un grupo de individuos de conocimiento, heterogeneidad y número variable, la realización voluntaria de una tarea a través de una convocatoria abierta flexible. La realización de esta tarea, de complejidad y modularidad variable, y en la que la multitud debe participar aportando su trabajo, dinero, conocimiento y/o experiencia, siempre implica un beneficio mutuo. El usuario, o crowdworker, recibirá la satisfacción de una necesidad, sea esta económica, de reconocimiento social, de autoestima o de desarrollo de capacidades personales, mientras que el crowdsourcer obtendrá y utilizará en su beneficio la aportación del usuario, cuya forma dependerá del tipo de actividad realizada.

La tipología de iniciativas crowdsourcing es muy variada. Estos mismos autores (2012b) han propuesto, a partir de una revisión sistemática de la bibliografía sobre la materia, una clasificación de las mismas basada en tareas que se resume a continuación:

Crowdcasting. Proyectos a través de los cuales, un individuo, empresa u organización, plantea a la multitud un problema a resolver o tarea a llevar a cabo de forma competitiva, ofreciéndose algún tipo de recompensa a quien lo resuelva en el menor plazo o de la mejor forma.

Crowdcollaboration. Iniciativas en las que se produce una comunicación entre los individuos de la multitud, que aportan su conocimiento para resolver problemas o plantear ideas de forma colaborativa, generalmente sin perspectiva de recompensa económica, mientras el organismo impulsor del proceso se mantiene relativamente al margen. Pueden diferenciarse dos tipos de iniciativas de crowdcollaboration:

Crowdstorming: sesiones de tormenta de ideas online, en las que se plantean soluciones y la multitud participa con sus comentarios y votos.

Crowdsupport: iniciativas en las que los propios usuarios o clientes solucionan las dudas o problemas de otros, sin necesidad de acudir a un servicio técnico o de atención al cliente.

Crowdcontent. Proyectos en los que la gente aporta –sin ánimo competitivo- su dedicación y conocimiento para crear o encontrar contenido de diversa naturaleza. Cada individuo trabaja de manera individual y al final se reúne el resultado de todos. Estellés y González han diferenciado tres subtipos, diferenciados en su relación con los contenidos:

Crowdproduction: la multitud crea contenidos originales, bien colaborando con otros, como en el caso de Wikipedia, o de manera individual, realizando tareas de dificultad variable como la traducción de fragmentos cortos de texto o el etiquetado de imágenes.

Crowdsearching: iniciativas en las que los colaboradores buscan contenidos disponibles en la Red con algún fin.

Crowdanalyzing: en este caso, la aportación de los usuarios proceden de la búsqueda e interpretación de información efectuada sobre documentos multimedia, como imágenes o vídeos.

Crowdfunding. Iniciativas a través de las cuales, un individuo o una organización buscan la financiación por parte de la multitud a cambio, generalmente, de alguna recompensa.

Crowdopinion. Proyectos mediante los que se busca conocer la opinión de los usuarios sobre un tema o producto, principalmente a través de sus comentarios y/o votos (crowdvoting).

3 Archivo 2.0: el archivo participativo y colaborativo

3.1 El Archivo 2.0: propuesta básica de archivo colaborativo e inclusivo

En los ‘Archivos 2.0’ el archivo es potencialmente menos un espacio físico que una plataforma en línea que apoya la participación (Palmer 2009)

Como ha destacado Eveleigh (2012), la doctrina archivística está asistiendo en los últimos años a lo que ha venido a denominar un “giro participativo” (participatory turn) a un “cambio fundamental de perspectiva, a una filosofía que privilegia al usuario y promueve un espíritu de intercambio, colaboración y apertura” (Palmer 2009), que enlaza a la perfección con los objetivos de participación y colaboración que propugna el gobierno abierto.

En el MGD de la Red de Transparencia y Acceso a la información (RTA) se emplea el término “Archivo 2.0” para designar un paradigma de archivo basado en las distintas propuestas participativas defendidas por la bibliografía profesional (Evans 2007; Shilton y Srinivassan 2008; Huvila 2008; Anderson y Allen 2009). La elección de esta denominación en lugar de otras como la de “archivo participativo”, se debe, por un lado, a la intención de no identificarla con ningún modelo concreto de los propuestos en la bibliografía de estas Directrices; y, por otro, porque permite entroncar con el concepto de Administración o Gobierno 2.0 (Government 2.0), que enfatiza las dimensiones participativa y colaborativa del gobierno abierto –más allá de la mera aplicación de las tecnologías 2.0- por parte de las instituciones públicas.

Las principales características que permiten definir el modelo de Archivo 2.0 que se propone son las siguientes:

Orientación radical al usuario: en un archivo participativo, la usabilidad y recuperabilidad (findability) de los recursos es la principal prioridad, y no se limita a la mera puesta a disposición de los documentos, sino que pretende una implicación más profunda en lo que se refiere a la participación y la colaboración en el archivo y sus procesos (Huvila 2008, p. 25).

Transparencia de la gestión y los procesos archivísticos: los archivos 2.0 son abiertamente transparentes. En ellos, los archiveros documentan su práctica y la ponen a disposición del público, de forma que éste pueda expresar su opinión y participar de forma informada en los procesos de toma de decisiones.

Fomento de la comunicación y conversación: los archivos buscan activamente acercarse a la sociedad e interactuar con la misma. La conversación sale de los muros del archivo y se traslada a aquellos lugares en los que se encuentran los usuarios (reales o potenciales), aprovechando las oportunidades que ofrecen las herramientas y los servicios 2.0.

Tratamiento descentralizado de los materiales archivísticos: el modelo defiende una responsabilidad compartida del tratamiento entre los archiveros y los usuarios, aprovechando la inteligencia colectiva para construir un conocimiento profundo de los documentos, sus contextos y sus usos, para lo cual fomenta y facilita iniciativas de crowdsourcing.

Participación activa de los usuarios en la toma de decisiones: el archivo ha de facilitar, además, los mecanismos que permitan hacer partícipes a sus usuarios de sus decisiones, incluidas aquellas que afectan directamente a la propia construcción de la memoria documental, como las referidas a la eliminación.

Archivo abierto e inclusivo: asumiendo que a lo largo de la historia determinadas clases sociales, grupos étnicos o religiosos, las mujeres o las personas no heterosexuales se han visto excluidas de los archivos (y, por ende, de la propia narración de la historia), Cook (2011, pp. 179-182) hace un llamamiento a una intervención activa (y documentada) por parte de los archivos públicos, que trate “de dar voz de forma deliberada a los marginados, a los perdedores del mismo modo que a los vencedores, a los desfavorecidos y desamparados tanto como a los poderosos”. El objetivo en complementar los archivos institucionales (del sector público, de corporaciones, de organizaciones religiosas, etc.) con “manuscritos personales y materiales audiovisuales, a través de archivos personales, familiares y de pequeñas organizaciones privadas, fomentando o poniendo en marcha proyectos de historia oral, entrando en el mundo de las aplicaciones social media y teniendo en cuenta la documentación no archivística (publicaciones, literatura gris, epígrafes, monumentos, museos y objetos de galería)”, a través de una política de adquisiciones y una estrategia de documentación colaborativa que permita construir un “archivo total” o inclusivo en el que tengan cabida otras voces anteriormente silenciadas.

En esta colaboración, además, necesitamos pasar de pretender primordialmente los papeles privados de los ricos, famosos e influyentes, de aquellos cuyos logros son bien conocidos o de quienes son representativos de alguna actividad, a considerar también nuestra vida interior como seres humanos, aquellas dimensiones de las fuerzas emocionales y psicológicas que pueden brillar con luz intensa a través de trazas de memoria registradas sobre lo que nos hace humanos: nuestros amores y odios, nuestras relaciones más íntimas, nuestros espíritus y almas (Cook 2011, p. 181).

En palabras del responsable de los archivos canadienses, “estamos empezando a comprender que la construcción y constitución de bienes ciudadanos de memoria pública son una responsabilidad colectiva, social, que requiere una amplia participación que abarque todos los sectores” (cit. en Cook 2011, p. 182).

3.2 Iniciativas de participación y colaboración en el Archivo 2.0

En la actualidad, muchos archivos públicos están impulsando iniciativas que responden a las características de este modelo de Archivo 2.0 que se acaba de esbozar. En el apartado de bibliografía se incluyen algunos estudios en los que se presentan experiencias concretas al respecto, por lo que únicamente se expondrán, a grandes rasgos, diversas formas de articular la participación y la colaboración en los archivos públicos.

Iniciativas de participación. El objetivo de estas iniciativas es dar cabida al mayor número de agentes interesados posible en la definición de las políticas y la gestión de los procesos del archivo. Una fórmula habitual para encauzar la participación suele ser la apertura de consultas en línea, que en el ámbito de los archivos podría enfocarse, por ejemplo, a la toma de decisiones relativas a la definición de los contenidos y servicios del archivo (adquisiciones, valoración, digitalización y descripción), incluyendo la propia evaluación de la política y los servicios del archivo. Si bien las tecnologías de la información facilitan el establecimiento de este tipo de mecanismos de participación, el peligro –como han advertido Cermeno y Rivas (2010. Valorar y seleccionar documentos: qué es y cómo se hace. Gijón: Trea, p. 74) al respecto de la valoración- “está en caer en la trampa de organizar un sistema de consultas o participación tan complicado que sea inoperante o que quede en un formalismo”. En este sentido, es frecuente articular la participación de forma indirecta, a través de representantes de la sociedad civil en los órganos consultivos de las instituciones archivísticas (por ejemplo, en las comisiones calificadoras o de valoración).

Por otro lado, son cada vez más habituales los proyectos de “participación abierta” a través de herramientas sociales como blogs, microblogs o redes sociales, en las que el archivo no se limita a difundir información, sino que puede escuchar activamente a sus usuarios para orientar su actividad. Dependiendo de los medios y los objetivos de la institución, la estrategia de participación abierta puede pasar por el diseño e implementación de un plan para gestionar la presencia en los medios sociales y el establecimiento de un puesto de community manager para llevar a cabo estas funciones (Marquina 2012), teniendo en cuenta además las normas y recomendaciones institucionales que pudieran existir al respecto (por ejemplo: BID 2013; Chile 2012; El Salvador 2011)

Colaboración interinstitucional y con la sociedad civil. Los archivos públicos cuentan con una larga tradición de colaboración con otras instituciones, tanto públicas como privadas, así como con la sociedad civil, especialmente en lo que se refiere a su papel de salvaguarda, fomento y difusión del patrimonio documental y de la memoria individual y colectiva. Baste, por tanto, destacar, en línea con las últimas tendencias, aquellas iniciativas orientadas a proporcionar soporte y asesoramiento a archivos independientes y comunitarios.

Siguiendo a Flinn (2011), los archivos independientes y comunitarios podrían definirse como aquellos centros al servicio o bajo el control e inspiración de un determinado grupo humano o comunidad no dependiente de instituciones públicas, que se ocupan de reunir colecciones de todo tipo de materiales (trascendiendo los límites tradicionales del concepto de documento de archivo, al incluir materiales que suelen encuadrarse más bien como objetos museísticos, bibliográficos o de uso efímero) que pretenden representar la historia de dichos grupos o comunidades. Las motivaciones políticas y/o culturales que subyacen a la creación y el mantenimiento de estos archivos los convierten, más que en instituciones patrimoniales, en movimientos sociales que buscan en mayor o menor medida algún tipo de transformación social, a partir de la recuperación y difusión de la memoria silenciada o desconocida de los grupos o comunidades a los que sirven.

A pesar de su carácter independiente, los archivos comunitarios pueden beneficiarse de la ayuda y experiencia de las instituciones archivísticas públicas, por ejemplo: ofreciendo recursos didácticos, formación y asesoramiento archivístico para el tratamiento de los fondos y colecciones; difundiendo la existencia de estos centros y fomentando su uso; cediendo espacios (tanto físicos como digitales) para conservar adecuadamente y ofrecer acceso a sus materiales; u ofreciendo ayudas económicas y subvenciones a proyectos archivísticos.

Proyectos de crowdsourcing. Las iniciativas más emblemáticas de los Archivos 2.0 y que más vienen proliferando en los últimos tiempos son las de tipo crowdsourcing, especialmente las de tipo crowdproduction, esto es, aquellas basadas en el aprovechamiento de contenidos originales generados por el usuario. A partir de las categorizaciones propuestas para el ámbito general de las instituciones patrimoniales o GLAM (acrónimo construido a partir de las iniciales de galleries, libraries, archives y museums, esto es, galerías, bibliotecas, archivos y museos) por Oomen y Aroyo (2011) y de las humanidades digitales (añadiendo al grupo anterior a instituciones educativas), por Carletti et al. (2013), se propone la siguiente clasificación, que no pretende ser exhaustiva sino presentar los tipos de proyectos más habituales:

Iniciativas de co-creación de contenidos para enriquecer los activos del archivo (en especial, los objetos digitales difundidos a través de la Web).

- Indización y clasificación social de contenidos (etiquetado social y folksonomías): las funcionalidades de etiquetado social (social tagging), mediante las cuales los usuarios pueden aplicar de forma libre etiquetas para representar de alguna manera los contenidos, comunes en las plataformas colaborativas emblemáticas de la Web social como Flickr, son cada vez más frecuentes en los repositorios institucionales de objetos digitales y en sistemas de descripción archivística. El conjunto de las etiquetas creadas por los distintos usuarios al respecto de una determinada colección se denomina folksonomía: una suerte de clasificación social que puede facilitar el descubrimiento de recursos, si bien la falta de control terminológico puede generar también resultados inconsistentes y poco fiables.

- Contextualización: más que la mera indización, este tipo de iniciativas busca aprovechar la inteligencia colectiva para enriquecer la información contextual de los contenidos del archivo, principalmente mediante la aportación de metadatos que completen las descripciones archivísticas (especialmente aquellas asociadas a objetos digitales, localizando geográfica y temporalmente su contenido, e identificando agentes, objetos y conceptos…). En ocasiones, estas contribuciones se articulan a través de plataformas wiki, desde las que se enlaza con los contenidos propios del archivo. En este sentido, también comienzan a ser frecuentes los acuerdos y colaboraciones con la fundación Wikimedia, por ejemplo para ceder objetos digitales al repositorio Wikimedia Commons –de modo que puedan ser empleados por los wikipedistas- o albergando “maratones de edición” en los que los usuarios puedan emplear las fuentes disponibles en el archivo.

- Correcciones, transcripciones y traducciones: estos proyectos buscan enriquecer los documentos digitalizados, transcribiendo (o corrigiendo deficiencias de los procesos de OCR) o traduciendo a otra lengua los textos que aparecen de los mismos, haciendo amigables los objetos digitales tanto para los usuarios (user-friendly) como para las computadoras (computer-friendly), de forma que mejoren las funcionalidades de búsqueda y lectura.

Contribución ciudadana de nuevos activos al acervo archivístico. Por último, se encuentran aquellas iniciativas de documentación colaborativa basadas en la recopilación y difusión de objetos digitales aportadas por ciudadanos, generalmente relacionados con acontecimientos históricos, con la historia de determinadas comunidades (comunidades locales, instituciones, colectivos sociales) o con proyectos destinados a reflejar la vida privada de personas anónimas.

4 Cuadro de compromisos de cumplimiento

Este cuadro identifica los compromisos recogidos en las líneas de actuación sobre participación pública y colaboración de la Guía de Implementación de Gobierno abierto y transparencia y unas recomendaciones sobre cómo cumplir con los mismos.

El número representado es el mismo con el que se identifica dicho compromiso en la Guía de Implementación.

Nº

Compromisos

Cómo cumplir con los compromisos

4.1

Facilitar la participación abierta de los usuarios en las actividades del archivo

Abrir canales de comunicación interactiva para permitir y fomentar la participación de los usuarios

- Un primer paso puede consistir en el establecimiento de un formulario de contacto en el sitio web del archivo, desde el que atender las quejas, sugerencias y cuestiones generales planteadas por los usuarios

- La creación y mantenimiento de perfiles institucionales en las principales redes sociales (Facebook, Twitter) permitirá abrir la comunicación a un mayor número de personas

- Una última estrategia puede consistir en la apertura de blogs temáticos, a través de los cuales fomentar la creación de comunidades con intereses comunes y su involucración en las actividades del archivo

4.2

Abrir la toma de decisiones a la participación pública

La política de gestión de documentos y archivo ha de señalar los procesos y decisiones que se abrirán a la participación ciudadana

4.3

Establecer mecanismos de participación indirecta

Se deben identificar aquellos procesos de toma de decisiones para los cuales puede resultar efectivo articular la participación a través de representantes de los agentes interesados (la comunidad profesional, el sector empresarial, organizaciones de la sociedad civil). Así mismo, habrán de establecerse las medidas normativas y organizativas necesarias para plasmarlo

Una vez establecidas, habrán de incorporarse a la política de gestión de documentos y archivo

4.4

Establecer mecanismos de participación directa

Se deben identificar aquellos procesos de toma de decisiones para los cuales puede resultar efectivo establecer sistemas de consulta pública abierta. Estos procesos participativos deberán asegurar la existencia de:

- plazos claros y razonables para la participación;

- información clara y comprensible de los antecedentes; y

- mecanismos de participación apropiados, claros y ampliamente difundidos (plazos, medios disponibles y formalidades necesarias para remitir comentarios en consultas públicas; fecha, emplazamiento y normas de funcionamiento de los eventos y audiencias públicas)

Una vez decididos los mecanismos de participación, habrán de señalarse en la política de gestión de documentos y archivo

4.5

Diseñar y desplegar un plan de colaboración institucional

Identificar aquellas áreas en las que puede resultar beneficioso colaborar con otras instituciones públicas o privadas (en especial, otras instituciones archivísticas o patrimoniales, instituciones educativas y culturales, asociaciones profesionales) y organizaciones de la sociedad civil (organizaciones no gubernamentales, sindicatos, agrupaciones religiosas, movimientos de pueblos indígenas, fundaciones…), y planificar la manera en que se articulará dicha colaboración

Los acuerdos de colaboración que se formalicen se harán públicos a través del sitio web institucional, así como análisis periódicos de los resultados de dichos acuerdos

4.6

Diseñar y desplegar un plan de medios sociales

Teniendo en cuenta las normas y recomendaciones institucionales que pudieran existir, redactar un plan para gestionar la presencia y las comunidades del archivo en los medios sociales. La ejecución del plan habrá de ser llevada a cabo bajo la coordinación de un community manager o figura similar

4.7

Implantar iniciativas de crowdsourcing

Diseñar y llevar a cabo iniciativas de crowdsourcing para involucrar a la sociedad en el funcionamiento y los contenidos del archivo. Los proyectos podrán ser, principalmente, de dos tipos:

- Proyectos de co-creación de contenidos que permitan enriquecer los activos difundidos por el archivo a través de su sitio web (objetos digitales, descripciones): de indización y clasificación social; de contextualización o de corrección, transcripción y traducción de textos

- Proyectos de contribución ciudadana de nuevos activos al acervo archivístico

5 Términos y referencias

5.1 Glosario

Archivo 2.0: paradigma de archivo basado en una filosofía que privilegia al usuario y promueve un espíritu de intercambio, colaboración y apertura, en consonancia con los objetivos que defiende el gobierno abierto. Se caracteriza por su carácter abierto e inclusivo; por la transparencia en su gestión y en los procesos archivísticos; y por su orientación radical al usuario, fomentado la comunicación y conversación con el mismo y su participación activa en la toma de decisiones, su colaboración en los procesos técnicos.

Archivos independientes y comunitarios: aquellos centros al servicio o bajo el control e inspiración de un determinado grupo humano o comunidad no dependiente de instituciones públicas, que se ocupan de reunir colecciones de todo tipo de materiales (trascendiendo los límites tradicionales del concepto de documento de archivo) que pretenden representar la historia de dichos grupos o comunidades.

Colaboración: en el marco del gobierno abierto, trabajo conjunto entre ciudadanos, administraciones públicas y el resto de agentes sociales (empresas, organizaciones de la sociedad civil, etc.) destinado a ejecutar una tarea común, normalmente en el marco general de una política o plan de acción determinado.

Community manager: responsable o gestor de la actividad en los medios sociales y de las comunidades en línea, digitales o virtuales de una institución.

Crowdsourcing: mecanismo de colaboración en línea, para la realización voluntaria de una tarea a través de una convocatoria abierta flexible. La realización de esta tarea, de complejidad y modularidad variable, y en la que la multitud debe participar aportando su trabajo, dinero, conocimiento y/o experiencia, siempre implica un beneficio mutuo.

Etiquetado social: funcionalidad de determinados sistemas de información, mediante la cual, los usuarios pueden aplicar de forma libre palabras clave en lenguaje libre (etiquetas) para representar de alguna manera los contenidos. Se trata de una funcionalidad frecuente en las plataformas colaborativas emblemáticas de la Web social, que comienza a emplearse cada vez más en los repositorios institucionales de objetos digitales y en sistemas de descripción archivística.

Folksonomía: conjunto de las etiquetas aportadas por los distintos usuarios al respecto de una determinada colección.

GLAM: acrónimo empleado para designar al conjunto de instituciones encargadas del patrimonio cultural (galerías de arte, bibliotecas, archivos y museos), conformado a partir de las iniciales de las palabras inglesas que designan dichas instituciones (galleries, libraries, archives y museums).

Medios sociales: plataformas informáticas que permiten a los usuarios crear, publicar y compartir en línea contenidos (textos, imágenes, objetos multimedia…) en redes y comunidades virtuales, mediante el uso de las tecnologías de la denominada Web 2.0 (razón por la que también se habla de Web social). Los tipos de medios sociales más utilizados son los sitios de redes sociales (como Facebook), las plataformas de blogs (como Wordpress), los microblogs (Twitter), los servicios de compartición multimedia (como Flickr o YouTube) y las wiki (como Wikipedia).

Participación: en el marco del gobierno abierto, contribución ciudadana a los procesos de toma de decisiones y diseño de las políticas públicas.

Social media: véase Medios sociales.

Social tagging: véase Etiquetado social.

Web social: véase Medios sociales.

5.2 Referencias

ACCESS INFO EUROPE. 2013. Open Government Standards. Participation Standards [en línea]. Madrid: Access Info Europe. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en: http://www.access-info.org/documents/Access_Docs/Advancing/OGD/Participation_Standards11072013.pdf

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