Coordinadores

Beatriz Franco Espiño

Ricard Pérez Alcázar

Equipo

Blanca Desantes Fernández

Francisco Fernández Cuesta

Javier Requejo Zalama

© De los textos: sus autores

Este documento se encuentra en fase borrador. Ni la RTA ni los autores se hacen responsables de un mal uso de esta información

Esta Guía de Implementación se integra en el Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos (MGD) de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) según se especifica en el siguiente Diagrama de relaciones:

Contenido

1 Presentación y objetivos

1.1 Breve presentación

1.2 Finalidad

1.3 Destinatarios

1.4 Alcance y contenido

1.5 Documentos relacionados

2 El papel de los archivos en el gobierno abierto

2.1 El gobierno abierto y sus pilares

2.2 El archivo en el gobierno abierto: garantía de transparencia y plataforma para la participación y la colaboración

3 Líneas de actuación

3.1 Línea de actuación 1: Adoptar una política de acceso a los documentos públicos

3.2 Línea de actuación 2: Adoptar una estrategia de transparencia activa y datos abiertos

3.3 Línea de actuación 3: Impulsar la reutilización de la información del sector público (RISP)

3.4 Línea de actuación 4: Implantar mecanismos de participación y colaboración (modelo Archivo 2.0)

4 Cuadro de actuaciones

5 Términos y referencias

5.1. Glosario

5.2. Referencias

5.3. Bibliografía

Presentación y objetivos

.1. Breve presentación

.2. Finalidad

.3. Destinatarios

.4. Alcance y contenido

.5. Documentos relacionados

El papel de los archivos en el gobierno abierto

.1. El gobierno abierto y sus pilares

.2. El archivo en el gobierno abierto: garantía de transparencia y plataforma para la participación y la colaboración

Líneas de actuación

3.1. Línea de actuación 1: Adoptar una política de acceso a los documentos públicos

3.2. Línea de actuación 2: Adoptar una estrategia de transparencia y datos abiertos

3.3. Línea de actuación 3: Impulsar la reutilización de la información del sector público (RISP)

3.4. Línea de actuación 4: Implantar mecanismos de participación y colaboración (modelo Archivo 2.0)

Cuadro de actuaciones

Términos y referencias

5.1. Glosario

5.2. Referencias

5.3. Bibliografía

1 Presentación y objetivos

1.1 Breve presentación

Las Guías de implementación de políticas (guías gerenciales) ofrecen a la alta dirección y a los responsables de coordinar el sistema de gestión de documentos y archivo las líneas generales y los requisitos necesarios para diseñar e implantar la política de gestión de documentos y archivo de la organización y otras políticas transversales de alto nivel en su vertiente documental, necesarias para implementar el Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos (MGD) de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA).

1.2 Finalidad

Esta Guía de implementación proporciona orientación para incorporar la perspectiva del archivo en las políticas de gobierno abierto y transparencia (incluida las dimensiones de participación pública y colaboración) y para adoptar los objetivos de dicha política en el Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la información (RTA).

1.3 Destinatarios

Las Guías de implementación de políticas o gerenciales tienen como destinatarios principales a la alta dirección y a las personas designadas por la alta dirección para coordinar la implementación del MGD, tanto a nivel gerencial como operacional, y como destinatarios secundarios a los técnicos encargados de la implementación del Modelo.

Los destinatarios principales de esta Guía de implementación de políticas o gerenciales son los especificados en los puntos A y B y los usuarios secundarios son los especificados en el punto C, siguiendo los códigos de destinatarios de la norma ISO 30300 (Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario), que se toma como referencia para esta cuestión en este Modelo, tal y como se desarrolla a continuación:

Destinatarios principales

A. Alta dirección: persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto nivel (ISO 30300:2011, 3.2.5).

B. Coordinación de la implementación del SGD: personas designadas por la alta dirección para coordinar la implementación del SGD, tanto a nivel gerencial como operacional. Ambas responsabilidades pueden concentrarse en una misma persona o grupo. Esta categoría incluye:

B.1. Representante de la alta dirección: representante específico de la dirección que lidera y se responsabiliza de la implementación del SGD (ISO 30301:2011, 5.3.2)

B.2. Representante de la gestión documental: persona designada por la alta dirección para implementar el SGD a nivel operacional (ISO 30301:2011, 5.3.3). Incluye a los responsables principales de las instituciones archivísticas.

Destinatarios secundarios

C. Técnicos encargados de la implementación del SGD:

C.1. Profesionales de la gestión de documentos: personas encargadas de establecer las políticas, procedimientos y normas generales, e implementar los procesos y controles de la gestión de documentos (ISO/TR 15489-2:2001, 2.3.2.b)

C.2. Profesionales con obligaciones específicas en relación con los documentos: profesionales de las áreas de gestión de riesgos, auditoría, tecnologías de la información y seguridad de la información (ISO/TR 15489-2:2001, 2.3.2.d; ISO 30301:2011, Introducción)

1.4 Alcance y contenido

Las Guías de implementación constituyen el documento en el que se definen las líneas generales de actuación que han de seguirse para implementar el Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la información (RTA). Estas líneas de actuación, fundadas en normas y buenas prácticas internacionales, se materializan a su vez en un conjunto flexible de compromisos que pueden ser asumidos por las organizaciones o instituciones según diferentes niveles de mejora.

Los compromisos incluidos en cada línea general de actuación no están concebidos para su implementación de una forma necesariamente secuencial. Pueden ejecutar en diferentes etapas, de forma reiterada, parcial o gradualmente, de acuerdo con las necesidades de la organización, sus requisitos y los cambios que puedan operarse en su entorno y en su propio ámbito de actuación.

La guía incluye un cuadro que recoge:

La identificación de las Líneas de actuación mediante su código numérico

Los compromisos que se pueden alcanzar para el cumplimiento de dichas líneas de actuación. Incluye un código numérico que se utilizará en las directrices;

Los diferentes niveles de mejora para la consecución de los citados compromisos, identificados según la siguiente leyenda:

Se completa, finalmente, con un apartado que presenta documentos de referencias regionales e internacionales y bibliografía seleccionada para orientar la implementación de los compromisos señalados.

1.5 Documentos relacionados

G02/D01/G

Acceso a los documentos públicos

G02/D02/G

Transparencia activa y datos abiertos

G02/D03/G

Reutilización de la información

G02/D04/G

Participación pública y colaboración: Archivo 2.0

G06/O

Control de acceso

G06/D01/O

Análisis de la accesibilidad legal

G06/D02/O

Gestión de las solicitudes de acceso

G06/D03/O

Restricciones y controles de acceso

2 El papel de los archivos en el gobierno abierto

2.1 El gobierno abierto y sus pilares

El Gobierno abierto es el modelo de gobierno que incorpora como pilares fundamentales de su funcionamiento los principios de transparencia, participación y colaboración con la ciudadanía, aprovechando las oportunidades que ofrecen las Tecnologías de la Información y la Comunicación con el objetivo de mejorar la calidad de la democracia y el funcionamiento de los gobiernos y las administraciones (España 2013, p. 27).

Esta idea de Gobierno abierto (Open Government) ha cobrado especial impulso en los últimos años como respuesta al desgaste o crisis de la legitimidad de los modelos actuales de gobernanza en las democracias occidentales, que ha provocado el descontento ciudadano y su desafección de los métodos de participación tradicionales. Esta crisis de confianza y legitimidad viene motivada por la percepción de buena parte de la ciudadanía de la existencia de una desconexión entre las decisiones y el modo de actuar del poder político (y de los intereses que subyacen tras los mismos), y la voluntad de dicha ciudadanía, en la cual se sustenta dicho poder y a quien, en principio, debería servir en favor del bien común. Todo ello con el acicate, además, del descontento provocado por la crisis económica mundial que comenzó en el año 2008.

En este sentido, muchos movimientos ciudadanos han pedido y piden “más democracia” y más participación. No ya de una forma indirecta, a través de representantes políticos, ni a través de otras organizaciones establecidas, como asociaciones de consumidores, de vecinos, de estudiantes, sindicatos, ONGs..., sino de una forma más individual, espontánea y directa, gracias a Internet y la llamada Web social. Se pretende, así, un mayor empoderamiento del ciudadano (empowerment) en la gestión de los asuntos públicos, “que se hace posible en la actualidad precisamente por la existencia de Internet y de las nuevas tecnologías” (Fundación Telefónica 2013, p. 4). Gracias a estos medios, “es el ciudadano, el individuo, quien puede tomar el poder, organizarse, tejer redes sociales, construir las arquitecturas sociales efímeras necesarias para una reivindicación concreta, y desaparecer tras ello sin voluntad de permanencia y asimismo los gobiernos pueden cumplir con su deber de transparencia hacia la ciudadanía estableciendo canales abiertos de información, colaboración, participación y servicio al ciudadano” (Calderón y Lorenzo 2010, p. 12).

Como respuesta a este desafío, los poderes públicos han comenzado –especialmente, a partir del impulso del gobierno de los Estados Unidos, con la aprobación del Memorándum de Transparencia y Gobierno Abierto (2009) por parte de la Administración Obama- a poner en funcionamiento estrategias e iniciativas de gobierno abierto en torno a los tres pilares arriba señalados de transparencia, participación y colaboración.

Transparencia (saber). Un gobierno transparente proporciona información sobre lo que está haciendo, sobre sus planes de actuación, sus fuentes de datos y sobre lo que puede ser considerado responsable frente a la sociedad. Ello fomenta y promueve la rendición de cuentas de la administración ante la ciudadanía y un permanente control social.

Participación (tomar parte). Un gobierno participativo promueve el derecho de la ciudadanía a participar activamente en la formulación de políticas públicas y facilitar el camino para que las administraciones públicas se beneficien del conocimiento, ideas y experiencia de los ciudadanos. Promueve la creación de nuevos espacios de encuentro que favorezcan el protagonismo e implicación de los ciudadanos en los asuntos públicos.

Colaboración (contribuir). Un gobierno colaborativo compromete e implica a los ciudadanos y demás agentes sociales en el esfuerzo por trabajar conjuntamente para resolver los problemas nacionales. Ello supone la cooperación y el trabajo coordinado no sólo con la ciudadanía, sino con las empresas, asociaciones y demás agentes, y permite el esfuerzo conjunto dentro de las propias administraciones, entre ellas y sus funcionarios transversalmente.

2.2 El archivo en el gobierno abierto: garantía de transparencia y plataforma para la participación y la colaboración

De estos tres pilares que sustentan el gobierno abierto, se considera que el fundamental es el de la transparencia (Fundación Telefónica 2013, p. 7). La transparencia posibilita la participación, la colaboración y el control por parte de los ciudadanos respecto de las acciones de aquellos que detentan en su nombre el poder, ya que permite reforzar los mecanismos de control y exigencia de rendición de cuentas a políticos y gestores públicos (accountability) y, en general, la participación ciudadana. Una participación pública efectiva es únicamente posible cuando se pone a disposición de los ciudadanos toda la información disponible sobre las políticas y las actividades que desarrollan los poderes públicos.

No obstante, sin una gestión eficaz de los documentos no es posible proporcionar un acceso de calidad a una información fiable y útil, a través de cualquiera de las vías de transparencia que reconocen las leyes y las buenas prácticas internacionales: sea de forma proactiva por parte de las instituciones (transparencia activa) o mediante el ejercicio del derecho de acceso por parte de los ciudadanos (transparencia reactiva o pasiva). En este sentido, ha llegado incluso a decirse que la gestión de documentos es la columna vertebral del gobierno abierto (Fernández 2012, p. 154).

Las iniciativas de transparencia y acceso a la información pública dependen en gran medida de la calidad, la fiabilidad y la accesibilidad de los archivos públicos que custodian esa información. Si los archivos no están organizados y bien gestionados será muy complicado determinar la calidad y la integridad de la información pública, así como cumplir con los plazos establecidos de respuesta a la ciudadanía y a la administración. Pero cuando se trabaja con controles adecuados en la gestión de documentos y administración de archivos, con estándares y procedimientos eficaces, tanto los ciudadanos como los trabajadores públicos pueden confiar no sólo en la fiabilidad de los datos extraídos de los archivos, sino en la existencia de un reflejo documental completo de las actividades de las administraciones públicas.

La adopción del Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos (MGD) de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) permite garantizar la calidad y efectividad de las políticas de transparencia de la organización y, por tanto, contribuir de forma decidida a la consecución de los objetivos del gobierno abierto.

Los compromisos específicos del MGD en materia de transparencia se desarrollan tanto a nivel político o gerencial, a través de esta Guía (y sus correspondientes Directrices), como a nivel operacional o técnico, a través de la Guía G06/O – Control de acceso. En el caso que nos ocupa, se han articulado en dos líneas de actuación. La primera, sienta las bases para la adopción, por parte de la organización, de una política de acceso a los documentos públicos como marco general de gobernanza del acceso a los documentos públicos para las instituciones archivísticas.

Con la segunda, se propone que dichas instituciones adopten una estrategia de transparencia activa y datos abiertos de forma que, por un lado, difundan proactivamente los datos e información clave sobre su gestión, así como los documentos (y la información sobre los mismos) que son el objeto principal de la misma; y, por otro, apoyen de forma decidida las políticas de transparencia activa y datos abiertos de la organización en lo que se refiere a la creación y mantenimiento de información y datos de calidad, y la elaboración de herramientas para su descubrimiento y comprensión. Al incorporar compromisos destinados a facilitar la apertura de los datos del sector público (open government data), los objetivos de esta Guía apuntan más allá de la mera transparencia: buscan también “abrir una puerta a la innovación y al conocimiento, así como ofrecer nuevas oportunidades de negocio” (Naser y Ramírez 2014, p. 7).

Precisamente, la tercera línea de actuación profundiza en este último aspecto, al abordar la reutilización de la información del sector público (RISP). Las diferentes administraciones y organismos del sector público recogen, elaboran y reproducen gran cantidad de información como consecuencia del desempeño de sus funciones y del cumplimiento de la misión de servicio público que tienen encomendada. La información de las administraciones públicas se caracteriza, además, por ser una información de calidad, completa y fiable. Es por ello, que la información generada desde las administraciones posee un gran interés y potencial para las empresas y ciudadanos en el contexto de la Sociedad de la Información y el Conocimiento.

Finalmente, la cuarta línea de actuación de esta Guía no hace sino coadyuvar en el propósito de convertir a los archivos públicos en espacios abiertos a la innovación y al conocimiento colectivo, a la participación de los ciudadanos y su colaboración con otras organizaciones públicas, empresariales y de la sociedad civil. Se pretende, en definitiva, introducir a las instituciones archivísticas en las otras dos dimensiones del gobierno abierto, a partir de un modelo de Archivo 2.0 o archivo como plataforma para la participación pública y la colaboración.

3 Líneas de actuación

3.1 Línea de actuación 1: Adoptar una política de acceso a los documentos públicos

El acceso a los documentos públicos es, junto a la transparencia activa, el principal mecanismo de transparencia de nuestras instituciones y, con ello, una de las herramientas fundamentales del gobierno abierto. Se trata, además, de un derecho ciudadano, reconocido al más alto nivel legal por parte del Derecho internacional. Su garantía y efectividad constituyen, por tanto, un reto y una importante responsabilidad para los poderes públicos y, de manera especial, para sus instituciones archivísticas, encargadas de reunir, gestionar y conservar el soporte de las acciones y las decisiones de los mismos.

El Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la información (RTA) contempla como principal instrumento para la gobernanza del acceso a los documentos públicos una política de acceso aprobada al más alto nivel organizativo y fundamentada en normas, principios éticos y buenas prácticas internacionales.

En especial, la aprobación de una política de acceso se considera beneficioso para:

Facilitar la aplicación efectiva de la normativa de acceso a los documentos públicos por parte de la institución archivística.

Definir claramente las condiciones y circunstancias bajo las cuales se puede acceder a los documentos de la institución.

Asegurar que las solicitudes de acceso a la información y los procedimientos técnicos y administrativos necesarios para dar respuesta a las mismas se gestionan de forma coherente por parte de toda la institución.

Conjugar el ejercicio efectivo del derecho de acceso con la protección e otros derechos y bienes jurídicos dignos de protección, en especial, la privacidad de las personas referidas en los documentos.

Apoyar el papel de la institución archivística como gestor de confianza de la información.

Compromisos a cumplir

Identificar y difundir públicamente la normativa y las políticas vigentes en materia de transparencia y acceso a la información

Diseñar y poner a disposición del público formularios normalizados para solicitar el acceso a los documentos del archivo

Identificar y difundir el sistema de restricciones al acceso vigente en el archivo

Adoptar una declaración de principios relativos al acceso

Redactar un borrador de política de acceso a los documentos públicos

Incorporar las opiniones de los distintos agentes interesados en la política de acceso

Aprobar la política de acceso al más alto nivel institucional

Difundir ampliamente la política de acceso a los documentos públicos

Evaluar periódicamente la aplicación de la política de acceso

3.2 Línea de actuación 2: Adoptar una estrategia de transparencia activa y datos abiertos

La legislación latinoamericana es bastante avanzada en lo que se refiere a las obligaciones de las organizaciones públicas de difundir, de forma proactiva, información clave de su gestión, y los gobiernos de la región impulsan en los últimos años distintas políticas y estrategias que avanzan en este sentido. La tendencia actual, además, incide en dos vías complementarias: por un lado, en la adopción de políticas de transparencia focalizada, esto es, la puesta a disposición del público de información sobre un sector o área de gestión específica a partir de unas necesidades o prioridades sociales previamente detectadas; y, por otro y especialmente, en publicar la información del sector público en Internet –en su totalidad, no sólo la establecida legalmente o en políticas sectoriales (respetando, claro está, las limitaciones legales que pudieran resultar pertinentes)- en forma de datos abiertos (open government data), en lo que se refiere a su gratuidad, disponibilidad y acceso, derechos de uso e interoperabilidad, aspecto sobre el que se profundiza en la línea de actuación siguiente.

La apertura de los datos gubernamentales supone, desde el punto de vista de estas estrategias, un paso adelante para alcanzar los objetivos de mejora de la rendición de cuentas, la transparencia y el control democrático de las instituciones públicas; de promoción del empoderamiento ciudadano, la participación social y el compromiso ciudadano; de fomento de la innovación, la eficiencia y la eficacia de los servicios públicos.

Los archivos de las instituciones públicas deben difundir proactivamente los datos e información clave sobre su gestión, así como los documentos (y la información sobre los mismos) que son el objeto principal de la misma. Deben sustentar, además, las políticas de transparencia activa y datos abiertos de la organización en lo que se refiere a la creación y mantenimiento de información y datos de calidad, y la elaboración de herramientas para su descubrimiento y comprensión.

La estrategia de transparencia activa y datos abiertos impulsada por la institución archivística ha de tener un desarrollo gradual, que avance hacia un modelo de datos abiertos enlazados. Partiendo del cumplimiento de las obligaciones legales en materia de transparencia activa que le corresponden como parte del sector público, deberá apoyar la política de datos abiertos de la organización en lo que se refiere a:

La creación de datos auténticos y fidedignos;

Documentar la relación de los datos con sus fuentes y su contexto de producción;

Mejorar el descubrimiento y comprensión de la información y los datos; y

Proporcionar antecedentes y continuidad a los conjuntos de datos.

Compromisos a cumplir

Dar cumplimiento a las obligaciones legales en materia de transparencia activa y datos abiertos que corresponden al archivo como parte del sector público

Alinearse con las políticas de transparencia activa y datos abiertos de la organización

Adoptar el principio de apertura por defecto de la información del archivo y su publicación en la Red

Planificar y llevar a cabo la publicación proactiva de información

Ofrecer información básica sobre aquellos activos de información que no son objeto de apertura y las razones para su exclusión

Publicar un registro de las solicitudes y divulgaciones realizadas en aplicación de la ley de acceso a la información

Publicar información en forma de conjuntos de datos abiertos

Documentar el contexto de los datos y la información del sector público en la Web semántica

Liderar los procesos de auditoría y representación de la información, necesarios para implementar las políticas de transparencia activa y datos abiertos de la organización

Evaluar la estrategia de transparencia activa y datos abiertos

3.3 Línea de actuación 3: Impulsar la reutilización de la información del sector público (RISP)

La reutilización de la información del sector público, en el contexto de la economía del conocimiento, presenta un considerable potencial ya que constituye una base esencial para muchos productos de información digital elaborados por diferentes agentes reutilizadores. Pero el fomento de la reutilización de la información pública no sólo tiene un impacto en la economía, también puede contribuir al desarrollo de una ciudadanía activa y a hacer efectivos los principios de transparencia, rendición de cuentas y buena gobernanza de las instituciones públicas.

Cualquier estrategia RISP comprenderá, aparte de un marco organizativo para su desarrollo, al menos tres aspectos esenciales, fuertemente relacionados entre sí, en torno a los cuales se articularán las diversas actividades que se planifiquen:

Datos: los datos públicos son la base de cualquier estrategia de reutilización y la organización debe identificarlos y analizar la viabilidad de su reutilización por parte de terceros.

Sitios Web: medio principal por el que las organizaciones ponen a disposición sus datos y los agentes reutilizadores localizan los mismos. Se debe acompañar de mecanismos de actualización por parte de la organización y de herramientas que permitan la localización de los datos e información por parte de terceros interesados.

Soporte: elemento de apoyo en el que se encuadran las acciones de supervisión y control de las actividades RISP de la organización, así como acciones para mejorar la capacitación del personal involucrado y actividades de promoción y divulgación del conocimiento en la materia.

El impulso de la reutilización de la información debe ser abordado de manera individualizada, atendiendo a las características y al modelo organizativo de cada entidad u organización. La ejecución de las acciones de una estrategia RISP, su orden y simultaneidad, debe adaptarse a la situación actual de la organización y a los objetivos que se haya marcado en materia de reutilización de la información a medio y largo plazo.

El modelo organizativo en materia de reutilización debe contar con estrategias relacionadas con las condiciones y modalidades de reutilización y, si fuera el caso, las contraprestaciones económicas aplicables. Las condiciones de reutilización deben ser claras, justas, transparentes y no discriminatorias para categorías comparables de reutilización y atender al principio de libre competencia y de servicio público. Se debe fomentar e impulsar el uso de datos y formatos abiertos y legibles por máquina.

Con carácter general, y con el fin de impulsar internamente la reutilización de la información, es necesario fomentar en el seno de la organización una cultura de reutilización que favorezca la puesta a disposición de la información que obra en su poder.

Compromisos a cumplir

Crear un marco organizativo y, en su caso, normativo para que la información pública que pueda ser objeto de reutilización se ponga a disposición de ciudadanos y empresas

Definir, diseñar e implementar una estrategia de puesta a disposición de la información de la organización para su reutilización que permita el tratamiento de la información objeto de reutilización e identificar los conjuntos de datos estratégicos de la organización

Definir, diseñar e implementar una estrategia de puesta a disposición de la información de la organización para su reutilización que permita la creación de un espacio Web para ubicar los recursos reutilizables y la información sobre los mismos, así como las herramientas open data y de consulta y localización de datos pertinentes

Definir, diseñar e implementar una estrategia de puesta a disposición de la información de la organización para su reutilización que permita las medidas de soporte necesarias para el éxito de la estrategia de puesta a disposición y reutilización

Establecer categorías de información distintas y aplicar modalidades y condiciones de reutilización claras

Desarrollar mecanismos para la aplicación, en su caso, de contraprestaciones económicas y ponderar las tarifas que se deben aplicar

3.4 Línea de actuación 4: Implantar mecanismos de participación y colaboración (modelo Archivo 2.0)

La participación ciudadana constituye el corazón del gobierno abierto y se concibe, básicamente, como la contribución al proceso de toma de decisiones y de diseño de las políticas públicas. A la vez, se entiende por colaboración el trabajo conjunto en la ejecución de una tarea, normalmente la implementación de una política o plan de acción.

En línea con el “giro participativo” en el que está inmersa en los últimos años la doctrina archivística, que enlaza a la perfección con los objetivos de participación y colaboración que propugna el gobierno abierto, el modelo de gestión de documentos y administración de archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la información (RTA) propugna avanzar hacia un modelo de “Archivo 2.0” caracterizado por las siguientes cuestiones:

Orientación radical al usuario

Transparencia de la gestión y los procesos archivísticos

Fomento de la comunicación y conversación con los usuarios

Tratamiento descentralizado de los materiales archivísticos

Participación activa de los usuarios en la toma de decisiones

Archivo abierto e inclusivo

El Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la información (RTA) permite avanzar hacia un modelo de Archivo 2.0, mediante la incorporación en la política y las prácticas del archivo de una serie de iniciativas de participación pública, de colaboración con otras instituciones y con la sociedad civil, y de crowdsourcing, aprovechando las posibilidades que ofrecen las TIC.

Compromisos a cumplir

Facilitar la participación abierta de los usuarios en las actividades del archivo

Abrir la toma de decisiones a la participación pública

Establecer mecanismos de participación indirecta

Establecer mecanismos de participación directa

Diseñar y desplegar un plan de colaboración institucional

Diseñar y desplegar un plan de medios sociales

Implantar iniciativas de crowdsourcing

4 Cuadro de actuaciones

En este cuadro se recogen:

Las líneas de actuación, identificadas mediante su código numérico

Los compromisos a alcanzar para el cumplimiento de dichas líneas de actuación, con un código numérico que se recupera en el cuadro de compromisos de las directrices

Los diferentes niveles de mejora para la consecución de los compromisos.

Leyenda:       Líneas de actuación      

             Nivel inicial Nivel intermedio Nivel avanzado

Línea de Actuación

Compromisos a cumplir

Nivel

1

Adoptar una política de acceso a los documentos públicos

1.1

Difundir públicamente la normativa y las políticas vigentes en materia de transparencia y acceso a la información

1.2

Diseñar y poner a disposición del público formularios normalizados para solicitar el acceso a los documentos del archivo

1.3

Identificar y difundir el sistema de restricciones al acceso vigente en el archivo

1.4

Adoptar una declaración de principios relativos al acceso

1.5

Redactar una política de acceso a los documentos públicos

1.6

Incorporar las opiniones de los distintos agentes interesados en la política de acceso

1.7

Aprobar la política de acceso al más alto nivel institucional

1.8

Difundir ampliamente la política de acceso a los documentos públicos

1.9

Evaluar periódicamente la aplicación de la política de acceso

2

Adoptar una estrategia de transparencia activa y datos abiertos

2.1

Dar cumplimiento a las obligaciones legales en materia de transparencia activa y datos abiertos que corresponden al archivo como parte del sector público

2.2

Alinearse con las políticas de transparencia activa y datos abiertos de la organización

2.3

Adoptar el principio de apertura por defecto de la información del archivo y su publicación en la Red

2.4

Planificar y llevar a cabo la publicación proactiva de información

2.5

Ofrecer información básica sobre aquellos activos de información que no son objeto de apertura y las razones para su exclusión

2.6

Publicar un registro de las solicitudes y divulgaciones realizadas en aplicación de la ley de acceso a la información

2.7

Publicar información en forma de conjuntos de datos abiertos

2.8

Documentar el contexto de los datos y la información del sector público en la Web semántica

2.9

Liderar los procesos de auditoría y representación de la información, necesarios para implementar las políticas de transparencia activa y datos abiertos de la organización

2.10

Evaluar la estrategia de transparencia activa y datos abiertos

3

Impulsar la reutilización de la información del sector público (RISP)

3.1

Crear un marco organizativo y, en su caso, normativo para que la información pública que pueda ser objeto de reutilización se ponga a disposición de ciudadanos y empresas

3.2

Definir, diseñar e implementar una estrategia de puesta a disposición de la información de la organización para su reutilización que permita el tratamiento de la información objeto de reutilización e identificar los conjuntos de datos estratégicos de la organización

3.3

Definir, diseñar e implementar una estrategia de puesta a disposición de la información de la organización para su reutilización que permita la creación de un espacio web para ubicar los recursos reutilizables y la información sobre los mismos, así como las herramientas open data y de consulta y localización de datos pertinentes

3.4

Definir, diseñar e implementar una estrategia de puesta a disposición de la información de la organización para su reutilización que permita las medidas de soporte necesarias para el éxito de la estrategia de puesta a disposición y reutilización

3.5

Establecer categorías de información distintas y aplicar modalidades y condiciones de reutilización claras

3.6

Desarrollar mecanismos para la aplicación, en su caso, de contraprestaciones económicas y ponderar las tarifas que se deben aplicar

4

Implantar mecanismos de participación y colaboración (modelo Archivo 2.0)

4.1

Facilitar la participación abierta de los usuarios en las actividades del archivo

4.2

Abrir la toma de decisiones a la participación pública

4.3

Establecer mecanismos de participación indirecta

4.4

Establecer mecanismos de participación directa

4.5

Diseñar y desplegar un plan de colaboración institucional

4.6

Diseñar y desplegar un plan de medios sociales

4.7

Implantar iniciativas de crowdsourcing

Nivel inicial Nivel intermedio Nivel avanzado

Nivel inicial Nivel intermedio Nivel avanzado

Nivel inicial Nivel intermedio Nivel avanzado

Nivel inicial Nivel intermedio Nivel avanzado

Nivel inicial Nivel intermedio Nivel avanzado

Nivel inicial Nivel intermedio Nivel avanzado

Nivel inicial Nivel intermedio Nivel avanzado

Nivel inicial Nivel intermedio Nivel avanzado

5 Términos y referencias

5.1. Glosario

Acceso a la información pública: véase Derecho de acceso a la información pública.

Archivo 2.0: paradigma de archivo basado en una filosofía que privilegia al usuario y promueve un espíritu de intercambio, colaboración y apertura, en consonancia con los objetivos que defiende el gobierno abierto. Se caracteriza por su carácter abierto e inclusivo; por la transparencia en su gestión y en los procesos archivísticos; y por su orientación radical al usuario, fomentado la comunicación y conversación con el mismo y su participación activa en la toma de decisiones, su colaboración en los procesos técnicos.

Colaboración: en el marco del gobierno abierto, trabajo conjunto entre ciudadanos, administraciones públicas y el resto de agentes sociales (empresas, organizaciones de la sociedad civil, etc.) destinado a ejecutar una tarea común, normalmente en el marco general de una política o plan de acción determinado.

Conjunto de datos: colección de datos relacionados desde el punto de vista estructural (se encuentran agrupados en una misma unidad lógica -una única tabla de base de datos, una única matriz de datos estadística-) y de contenido (comparten una misma temática).

Crowdsourcing: mecanismo de colaboración en línea, para la realización voluntaria de una tarea a través de una convocatoria abierta flexible. La realización de esta tarea, de complejidad y modularidad variable, y en la que la multitud debe participar aportando su trabajo, dinero, conocimiento y/o experiencia, siempre implica un beneficio mutuo.

Dataset: véase Conjunto de datos.

Datos: representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.), atributo o característica de una entidad. Los datos son expresiones mínimas de contenido, desde el nivel más bajo de abstracción, sobre hechos, sucesos o entidades, en una forma que permita su comunicación, interpretación o procesamiento por medios automáticos o humanos. Convenientemente agrupados, estructurados e interpretados, pueden ser la base de información y conocimiento relevante para la toma de decisiones, la reducción de la incertidumbre o la realización de cálculos.

Datos abiertos: datos puestos a libre disposición del público, generalmente a través de Internet. Esa libre disposición o apertura se entiende, básicamente, en términos de gratuidad, disponibilidad y acceso, derechos de uso e interoperabilidad. Es frecuente la utilización, en documentos en español, del término original en inglés (Open Data).

Datos abiertos gubernamentales: información del sector público que se pone a disposición del público en forma de datos abiertos. Es traducción directa del término original en inglés Open Government Data (OGD). En alguno de los documentos que se incluyen en las referencias y bibliografía se traduce por “datos de gobierno abierto”.

Datos enlazados: método de publicación de datos en la Web de forma interconectada y dotada de contenido semántico, de forma que puedan ser interpretados (por sí mismos y en su contexto) automáticamente por computadores. Es traducción directa del término original en inglés Linked Data. En el contexto de los datos abiertos gubernamentales se habla de datos abiertos enlazados (Linked Open Data o LOD) y datos gubernamentales enlazados (Government Linked Data o GLD)

Derecho de acceso a la información pública: derecho fundamental de las personas a consultar la información producida o recibida por las autoridades públicas en el ejercicio de sus funciones. En la medida en que dicha información se encuentra registrada en forma de documentos, se habla también de derecho de acceso a los documentos públicos.

Derecho de acceso a los documentos públicos: véase Derecho de acceso a la información pública.

Divulgación proactiva: véase Transparencia activa

Gobierno abierto: modelo de gobierno que fundamenta su funcionamiento en los principios de transparencia, participación y colaboración, aprovechando las oportunidades que ofrecen las Tecnologías de la Información y la Comunicación, con el objetivo general de mejorar la calidad democrática y el funcionamiento de los gobiernos y las instituciones públicas.

Información del sector público (ISP): cualquier información creada o recopilada por los gobiernos e instituciones públicas (o por terceros, mediante la financiación y el mandato de éstos) en el desarrollo de sus funciones.

Información pública: véase Información del sector público (ISP).

Medios sociales: plataformas informáticas que permiten a los usuarios crear, publicar y compartir en línea contenidos (textos, imágenes, objetos multimedia…) en redes y comunidades virtuales, mediante el uso de las tecnologías de la denominada Web 2.0 (razón por la que también se habla de Web social). Los tipos de medios sociales más utilizados son los sitios de redes sociales (como Facebook), las plataformas de blogs (como Wordpress), los microblogs (Twitter), los servicios de compartición multimedia (como Flickr o YouTube) y las wiki (como Wikipedia).

Open Data: véase Datos abiertos.

Open Government Data (OGD): véase Datos abiertos gubernamentales.

Open Government: véase Gobierno abierto.

Participación: en el marco del gobierno abierto, contribución ciudadana a los procesos de toma de decisiones y diseño de las políticas públicas.

Política de acceso a los documentos públicos: política pública destinada a orientar la actuación de la organización en lo que se refiere a garantizar y materializar el derecho de acceso de los ciudadanos a la información pública. Como política pública archivística, está enfocada especialmente a los archivos e instituciones archivísticas, en su papel de agentes gestores, mediadores y facilitadores de los documentos públicos.

Publicidad activa: véase Transparencia activa.

Reutilización de la información del sector público (RISP): uso por parte de terceras personas (físicas o jurídicas) de información del sector público con fines comerciales o no, siempre que dicho uso no constituya una actividad administrativa.

Sistema de restricciones: sistematización de las distintas restricciones de acceso que afectan a la organización, redactada de forma de forma clara y ordenada para facilitar su aplicación por parte de los responsables y su mejor comprensión por parte de los usuarios.

Transparencia activa: difusión o publicación de forma periódica, actualizada y proactiva -esto es, sin necesidad de requerimiento previo- de datos e información del sector público, cuyo conocimiento sea relevante para garantizar la transparencia de su actividad. En muchas ocasiones, dicha publicación se realiza por mandato u obligación legal (especialmente, a través de las leyes de transparencia y acceso la información, que lo consideran uno de sus ejes fundamentales), y suele canalizarse a través de Internet, bien a mediante los distintos sitios web institucionales, bien agrupados en portales especializados (denominados portales de gobierno abierto, transparencia o datos abiertos) que abarcan el conjunto de datos producidos por el conjunto de un ente jurisdiccional amplio (un Estado, un municipio, el Poder Judicial…)

Transparencia focalizada: políticas de transparencia activa que, a partir de unas necesidades o prioridades sociales previamente detectadas, recopilan, organizan, normalizan y ponen a disposición del público determinada información sobre un sector o área de gestión específica.

5.2. Referencias

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